Работник любой сферы рано или поздно сталкивается с проблемой написания делового письма. Главный вопрос – как начать и как закончить? Многие сайты предлагают основные правила и примеры, уделяя мало внимания завершительной части документов.

Письмо должно быть идеальным во всем. Даже малейшее несоблюдение правил может навредить вашему авторитету или престижу фирмы.

В краткой форме предлагаем ознакомится с главными правилами деловых писем и более подробно остановимся на заключительной части официального письма.

Вам понадобятся:

ручка;

белый лист бумаги А4;

печать (если есть);

1

Главные правила деловых писем

  1. Оформляя письмо, помните, что выражаете не собственный взгляд, а выступаете от имени юридического лица (учреждения, организации или предприятия).
  2. Вы обязаны четко представить результаты, которых нужно достичь с помощью этого письма, и эффективно использовать все возможности текста.
  3. Четко определите план изложения, выделив информацию на вступление, основную часть или концовку.
  4. Во вступлении, после обращения, подготавливаем адресата к восприятию. Это может быть краткое изложение событий, обусловивших возникновение документа. Основная часть содержит изложение сути проблемы с необходимой аргументацией (объяснение, цифровые расчеты, ссылки на законодательные акты).

Более эффективный и простой для восприятия текст, в котором, сначала, изложены предложение, просьба или требование, потом – аргументация, а вступительная часть вообще отсутствует.

2

Часть концовки — приложения

Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.

Способы оформления приложений:

1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:

Приложение: на 5 стр., в 3 экз.

2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.

Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.

3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:

Приложение: согласно списку на … стр.

Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.

Приложение, как правило, подписывают руководители структурных подразделений. В случае, когда приложения сброшюрованные, нет необходимости указывать количество страниц.

3

Вежливость и корректность — основа концовки

Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.

Наиболее употребляемые примеры завершения:

1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:

Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …

2) Выразить надежды:

Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …

3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):

Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …

4) Просьба:

Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …

5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:

Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …

4

Прощание

1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:

С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.

2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):

Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.

Заканчивать документ можно и не используя эти конструкции!

5

Английские особенности завершения писем

  1. Обычно заканчивают официальное письмо так: Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью, указывая под ней вашу фамилию и должность.
  2. Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение и не заставлять делать предположения относительно вашего пола, потрудитесь написать свое имя полностью, то есть не P.R.Dovzhenko, a Pavel Dovzhenko.

6

Подпись

Это обязательный реквизит любого документа и один из важнейших способов его удостоверения.

Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.

Директор завода «Мрамор»                   (подпись) А.Б.Коваль

Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).

На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.

Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:

  • Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
  • соглашения подписывают представители договаривающихся.

Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.

Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко

Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.

Директор завода «Луч»                                                              Директор завода«Свет»
(подпись) В.Р.Сахно                                                                   (подпись) Л.П.Котов

Подпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо!

8

Дата

Дату ставят ниже подписи слева.

Официальное письмо датируют днем его подписания или утверждения руководителем учреждения.

Существует общепринятый порядок датировки:

  1. Элементы даты пишут в одной строке тремя парами арабских цифр в порядке последовательности: день, месяц, год;
  2. если порядковый номер дня или месяца является числом первого десятка (от 1 до 9), то перед ним ставят ноль: 03.01.15.
  3. Слово год, сокращение г. не ставят.

9

Полезные советы

  • По окончании, проверьте письмо на грамматические ошибки и проследите, нет ли ничего лишнего.
  • Дайте прочитать письмо коллеге или, если возможно, руководителю. Взгляд со стороны поможет определить недостатки, которые могли бы не заметить.
  • Не забудьте указать свой телефон/адрес электронной почты. Это часто оказывается необходимым для быстрого решения проблемы, указанной в письме.
  • Кроме общих универсальных требований и правил оформления, надо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности оформления.

Помните, что не все документы имеют полный перечень перечисленных выше реквизитов, а только определенный набор тех, которые обеспечивают юридическую силу и полноту именно это типа документа.

Удачных вам сделок и желаемых ответов!

10

Частые «вопросы-ответы»

  • Что приятного написать в конце делового предложения?

    Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).

  • Что писать в конце письма «с наилучшими пожеланиями» или «с уважением»?

    Однозначно, «с уважением», нужно придерживаться делового стиля общения.

  • Что обычно пишут в конце письма, если просят скорее ответить?

    В деловом письме в этом роде ничего не пишут.

  • Что написать в подписи электронного письма: «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями»?

    «С уважением».

  • Чем заменить подпись «с уважением»?

    » При всем уважении», «С почтением».

  • Чем закончить письмо-презентацию?

    Поблагодарить за внимание.

  • Как по-другому написать «хотел бы уведомить»?

    «Хотел бы сообщить», «известить», «проинформировать», «объявить», «довести до сведения».

  • Фраза: «Закончу свой отчет словами», правильная?

    Не нужно так писать. Напишите просто: «С уважением, (имя)».

  • Какие сроки ответа на письмо по закону?

    Срок исполнения документа может устанавливаться в нормативно-правовом акте, распорядительном документе или резолюции руководителя учреждения (его заместителя), которая пишется на резолютивной листе к каждому отдельно зарегистрированного входящего письма.

  • Стоит ли писать в конце «спасибо»?

    Можно написать «спасибо за внимание».

  • «Прошу вас, взять под особый контроль сложившуюся ситуацию», как сказать другими словами?

    «На основании вышеизложенного прошу Вас разобраться в сложившейся ситуации».

  • Как закончить письмо к военным?

    Искренне поблагодарить.

  • Нужно ли заканчивать письмо фразой «С уважением»?

    Обязательно так нужно заканчивать письмо.

  • Нужно ли указывать в спонсорском письме «С надеждой»?

    Нет, это все-таки деловое письмо.

  • Может ли письмо иметь две подписи?

    В зависимости от вида письма.

  • Можно ли заканчивать официальное письмо вопросом?

    Нет, ни в коем случае.

  • Можно ли закончить деловое письмо фразой «С благодарностью»?

    Нет, используйте в конце фразу «С уважением».

  • Можно ли писать в письме «в кратчайшие сроки»?

    Можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков.

Видео к материалу

Если вы увидели ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.