Чем это мероприятие было полезным лично для меня
Когда я готовила свое первое событие, мне рассказали о забавном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. До сих пор я считаю это самым ценным правилом.
Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
—
Ирина Прокофьева, операционный менеджер Программы ЕС и Восточного Партнерства «Культура и Креативность», сертифицированный проектный менеджер (IPMA, level C), соавтор проекта Start2Go. Работала на глобальном и национальном уровнях международной организации AIESEC. Есть опыт проведения мероприятий самого разного формата: от однодневных тренингов до международных конференций и фестивалей.
Источник
Вы уверены, что ваш event-маркетинг нажимает на нужные кнопки? Задумывались ли вы о реальной мотивации ваших гостей? Ведь у каждого человека существует внутренняя мотивация, причины, о которых люди обычно никому не рассказывают, отправляясь на мероприятие, не указывают в анкетах и опросах, а иногда даже стыдятся признаться. На самом деле, сосредоточившись на этих мотивах, вы можете достичь гораздо больших успехов в привлечении аудитории.
Итак, чем на самом деле руководствуются посетители event`ов.
1. «Мне одиноко»
Несмотря на то, что со стороны может казаться, будто завсегдатаи крупных мероприятий — общительные люди, зачастую в реальности это бывает далеко не так. Во всяком случае, многие психологи утверждают именно так.
Как заинтересовать?
Убедитесь, что ваша социальная программа богата и что вы активно работаете со всеми социальными сетями, так вы привлечете больше людей подобного типа.
2. «Лишь бы не работать»
К сожалению, это одна из самых распространенных причин того, почему люди посещают семинары, конференции и другие деловые мероприятия.
Как заинтересовать?
Убедитесь в том, что в вашем приглашении на бизнес-event указано достаточно весомых доводов, которые ваш гость может использовать в разговоре с начальством о необходимости присутствия на мероприятии. Не сомневайтесь, эти «работяги» будут искать все возможные способы убедить босса, а возможно даже замотивируют и его.
3. «Не пропущу халяву»
Большинство людей никогда не признается, что ходит на мероприятия бесплатно поесть, выпить и потусоваться. А ведь для многих это может быть единственной серьезной причиной.
Как заинтересовать?
На хорошо спланированном событии нет такого понятия как «бесплатный обед». Конечно, если вы правильно работали над программой события. А вот экономить на еде и напитках всё же не стоит. Ведь зачастую вечеринка после оставляет у гостей намного больше ярких воспоминаний, чем сам event.
4. «Мне интересны другие гости мероприятия»
Для ведения бизнеса события — хорошая возможность обзавестись новыми контактами и заполучить клиентов.
Как заинтересовать?
Обеспечьте гостям достаточное количество свободного времени и возможность знакомиться.
5. «Я не по своему желанию»
Обратная сторона пункта № 2. Как правило этот пункт касается различных курсов, конференций и семинаров. Иногда начальство заставляет сотрудников принимать участие в подобных мероприятиях. Заинтересованных в происходящем, как правило, среди посетителей этого типа просто нет.
Как заинтересовать?
Попробуйте воздействовать непосредственно на директоров и начальников ваших целевых посетителей и убедитесь, что вы сообщаете им насколько важно, чтобы их сотрудники посетили event. Возможно, для лучших результатов стоит даже предложить групповые скидки. Не беспокойтесь, что участники будут скучать — если вы хорошо позаботились о пункте № 3, они с радостью придут снова на ваш следующий event.
6. «Хочу посещать новые места»
Очень часто люди настолько загружены, что в вопросах посещения мероприятий цепляются за любой шанс оказаться за пределами дома или офиса.
Как заинтересовать?
Старайтесь выбирать оригинальные площадки и новые места для проведения событий. Иногда гостям просто необходимо развеяться и сменить обстановку.
По материалам eventmanagerblog.com
Присоединяйтесь к Event.ru
Источник
Друзья, очень хочу помочь вам разобраться в сложном (на самом деле нет) мире event’ов Екатеринбурга. Ходить по мероприятиям – это круто, интересно, весело и полезно. Но, к сожалению, в этот чудный мир существует определенный порог входа, и вряд ли, человек который выбирается на мероприятия пару раз в год начнет ходить на них регулярно просто потому что увидел анонсы в канале…
Вопрос, который я часто слышу от подписчиков и друзей – «а ты сам то на все эти мероприятия ходишь?». Отвечу – да, хожу. Конечно не на все, столько времени мало кто сможет найти, но я стараюсь посещать по возможности посещать максимум.
Для меня мероприятия – один из основных способов проведения досуга. Скажу честно, это даже определенная зависимость. Я всегда хочу узнавать новую информацию, знакомиться и общаться с новыми людьми.
У меня нет цели освещать в канале ВСЕ городские мероприятия, для этого есть множество других сервисов, и афиши от городских СМИ. Я собираю в канале свое личное, авторское видение и отбираю мероприятия исходя из своего опыта и вкуса.
Конечно, бывают осечки и в канал может попасть какое-то не интересное мероприятие, но в целом, любой анонс опубликованный здесь можете считать моей личной рекомендацией. Хочется, что бы канал был для вас в роли друга, который скидывает интересные движухи, и которому можно не отвечать : )
За отобранные и опубликованные мероприятия отвечаю головой, поэтому если вы сходите на анонсированные движухи 3-4 раза и вам не понравится, что ж, можете отписаться, возможно у нас просто разные интересы.
Многим людям не хватает мотивации, какого-то первоначального толчка что бы начать ходить на мероприятия. Поверьте, если вы сходите пару раз, то дальше вас уже будет не остановить)
Хочу еще немного промотивировать вас, и привести несколько причин, почему стоит ходить на мероприятия.
1) Это, чаще всего, бесплатно.
Не хочется начинать со шкурного вопроса, но давайте честно – деньги, так или иначе, волнуют всех. Я и сам пока что не миллионер, поэтому не могу позволить тратить много денег на развлечения. Но для меня это совершенно не является проблемой! Большинство мероприятий, на которые я хожу и которые публикую здесь – бесплатные. На некоторые вход стоит как чашка хорошего кофе.
Но я скажу вам больше… На некоторых мероприятиях у вас будет не только бесплатный вход, но вам будут давать еще и различные бонусы! Подарки, мелкие ништяки – обычное дело на многих тусовках. Мало какое открытие выставки обходится без фуршетов… А под словом «кофе-брейк» в программах конференций чаще всего скрывается полноценный бесплатный перекус.
Не хочу, чтобы это было для вас основной причиной посещать мероприятия, но согласитесь – это уже весомый момент что бы задуматься.
2) Новые знания, мотивация и вдохновение.
Конечно, главное зачем я хожу на мероприятия – новые знания мотивация и вдоховение. Иногда, на часовой лекции я узнаю то, что врядли узнал бы где-то еще. Однако, скажу вам честно – это далеко не всегда оказывается реально полезная информация, но именно она позволяет расширить кругозор и получить базу для генерации собственных крутых идей… Что уж говорить, даже идею этого канала я придумал после посещения одного из меропиятий.
Многие спикеры реально вдохновляют и заряжают энергией. Глядя на интересных и успешных людей и сам начинаешь стремиться к тому, чтобы развиваться дальше.
3) Новые знакомства и общения.
Когда я только начинал ходить по мероприятиям я был довольно закрытым и малообщительным человеком. Я с трудом представлял, как можно подойти и заговорить с незнакомцем или встать и задать вопрос спикеру. Но все начало быстро меняться! Причем, я даже не делал для этого какие-то особые действия. Все получалось само собой. Зато сейчас приходя на мероприятия, я почти наверняка встречаю там знакомых. Поверьте, как только вы начнете посещать мероприятия относительно регулярно, у вас появится куча новых и интересных знакомых.
Кстати, если вдруг увидите меня на мероприятиях, не стесняйтесь подходить знакомиться, я всегда рад пообщаться с новыми людьми и получить обратную связь по каналу.
4) В конце концов, это же просто интересно!
Я ни за что не поверю, что вы не видели на канале ни одного интересного мероприятия для себя за последние пару месяцев. Если вдруг это действительно так – что ж, расширяйте кругозор и сходите на мероприятие смежной тематики. Кто знает, вдруг эта тема заинтересует вас еще сильнее?
Я думаю, этих 4 пунктов достаточно, чтобы убедить вас ходить на мероприятия. Черт возьми, просто попробуйте. Новый опыт – это всегда круто.
Источник
Пошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.
Рома Станкевич
Продюсер мероприятий в коворкинге «Таблица».
Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?
Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:
Что я хочу организовать?
Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.
Где будет проходить мероприятие?
Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.
Когда будет проходить мероприятие?
Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.
Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
- EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
- theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
- YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
- Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
- Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
- Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
- Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
- Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
- Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
- Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
- Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
- Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
- Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.
Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.
Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.
На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?
Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:
- Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
- Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
- Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
- Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
- Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.
С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?
Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.
Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.
Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.
Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?
Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.
Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.
Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.
Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?
Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.
Источник