Как организовать свою работу полезные советы

Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

Глобальная цель.
План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
План на ближайшие 3–5 лет.
Планы на год и месяц.
Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

Быть инициативным, искать возможности.
Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.

Источник

Как организовать рабочий день

Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
Подберите подходящие циклы работы и отдыха. Например:
- 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
- 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.
КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.
Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

фото2

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.
СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.
Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

фото3

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

фото4

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

фото5

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

фото6

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

фото7

Советы психолога

Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.

Высыпайтесь. Это одна из ваших главных задач. 7-8-ми часовой сон необходим для хорошего самочувствия и сохранения здоровья.
ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.
Не пропускайте завтрак. Чашка кофе поможет взбодриться, но не насытит. Мозговая деятельность стимулируется питательными веществами, не заставляйте мозг голодать.
Обеспечьте себе хорошее настроение с самого утра. Не читайте новости, не смотрите телевизор перед работой. Приятная музыка, легкая гимнастика, вкусный завтрак настроят вас на продуктивный день. Утром можно даже заниматься спортом без ущерба для службы.
Соцсети поглощают вашу энергию в огромных количествах. В результате уменьшается способность фокусироваться на важном, творчески мыслить. Откажитесь от соцсетей на несколько дней и вы удивитесь, насколько выросла продуктивность работы. Почитайте также статью про то, как не отвлекаться на интернет.
Помните, вам нужно планировать день не для того, чтобы все время работать, а для того, чтобы иметь баланс, жить полноценной жизнью. Не забывайте планировать отдых, занятия фитнесом, прогулки. В конце концов, вспомните про личную жизнь.

Полезное видео

Предлагаю посмотреть интересное видео на тему того, как все успевать не только на работе, но и в жизни:

Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.

Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.

( 1 оценка, среднее 5 из 5 )

Источник

Все мы хотим хорошо зарабатывать, любить свою работу, но в то же время иметь гибкий график и много свободного времени. Для этого стоит придерживаться нескольких рекомендаций и правильно планировать свой день.

1. Лучше меньше, да лучше

Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнее , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем месте . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает решения проблем, которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, — самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробуждения . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы воли . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
Используйте правило «90 — 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей задачей № 1.
Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь — это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг — это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу. Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыки .

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает, что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

Источник