Полезно время от времени ставить знак вопроса

Полезно время от времени ставить знак вопроса на вещах, которые тебе давно представляются несомненными.

Б. Рассел

Нет, что ни говори, а в поговорке «Каков вопрос — таков ответ» заложена великая мудрость.

А. Максимов

Деловая информация далеко не всегда поступает к нам в том объеме, как нам того бы хотелось. Во время делового общения часто приходится добывать необходимые сведения у своих партнеров, расспрашивая их обо всех существенных сторонах дела. Спрашивать — значит приобретать сведения и выражать оценку полученной информации.

Спрашивать — значит проявлять интерес к партнеру и готовность уделить ему время. Однако своими неумелыми, назойливыми, неуместными вопросами можно получить обратный эффект: вместо информации партнер закроется, насторожится, а то и вовсе откажется от сотрудничества. Вот почему так важно уметь правильно задавать (ставить, формулировать) вопросы.

Хорошо поставленный вопрос — тот, на который участник деловой беседы захочет ответить, сможет ответить или над которым ему захочется подумать, и он будет заинтересован продолжать взаимодействие.

Той или иной постановкой вопроса (его формулировкой) можно достичь самых различных целей:

• • заинтересовать собеседника и дать ему возможность высказаться, чтобы он сам предоставил нужную вам информацию;
• • активизировать партнера и от собственного монолога перейти к диалогу с ним, что более результативно при деловом общении;
• • направить процесс передачи информации в русло, соответствующее вашим планам и интересам;
• • перехватить и удержать инициативу в общении.

Чтобы спрашивать, необходима смелость. Ведь задавать вопросы другому — значит идти на определенное самораскрытие и обнаруживать собственную позицию, делать свою систему ценностей прозрачной для другого.

Замечено, что деловую беседу лучше начинать с серии заранее подготовленных вопросов. Уже самим фактом вопроса вы показываете, что хотите участвовать в общении, обеспечиваете его дальнейшее течение и углубление. Это убеждает собеседника в том, что вы проявляете к нему интерес и стремление установить с ним определенные позитивные отношения. Для поддержания беседы и убеждения партнера также лучше задавать вопросы, чем произносить монологи. Искусство убеждения состоит в том, чтобы подвести собеседника к нужному выводу, а не навязывать этот вывод силой логики, голоса или авторитета.

Постановка вопросов требует их тщательной подготовки, разработки системы, обдумывания формы и содержания. Это ключевое звено передачи информации. Именно здесь закладывается фундамент активизации делового общения, его творческая направленность. Кроме того, необходимо заранее подумать и найти такие формулировки вопросов, чтобы пробудить в собеседнике заинтересованность и доверие к вам. При этом следует помнить, что большинство людей по многим причинам неохотно отвечают на прямые вопросы (боязнь передачи неправильных сведений, недостаточное знание предмета, деловые ограничения, сдержанность, трудности в изложении и т.п.). Поэтому сначала нужно заинтересовать собеседника, т.е. объяснить ему, почему отвечать на ваши вопросы в его интересах.

Как правило, цель делового диалога, который всегда строится по схеме «вопрос — ответ», сводится к анализу какой-либо проблемы. Для всестороннего, системного охвата ситуации требуется соответствующий набор вопросов.

Различают несколько типов вопросов, которые обычно используются в деловом общении: на переговорах, совещаниях, в деловых встречах.

Закрытый вопрос Это вопрос, на который можно дать однозначные ответ, например «да», «нет», назвать точную дату, имя или число и т.п. Например: «Вы живете в Москве?» — «Нет». «Вы водите машину?» — «Да». «Когда и какой вуз вы окончили?» — «МГУ, в 1992 году».

Закрытые вопросы — точно сформулированные вопросы, требующие краткого ответа. Обычно они либо начинаются с местоимения «Вы», либо содержат его в вопросительной конструкции. Например, «Вы утверждаете, что…», «Не будете ли вы возражать, если…», «Вы не будете отрицать, что…».

В любой деловой беседе такие вопросы неизбежны, однако их преобладание приводит к созданию напряженной атмосферы, поскольку резко сужает «пространство для маневра» для партнера, у которого может сложиться впечатление, что его допрашивают.

Обычно они задаются с целью не столько получить информацию, сколько получить от партнера согласие или подтверждение ранее достигнутой договоренности: «Мы не могли бы встретиться завтра?» — «Конечно»; «Груз прибудет в четверг?» — «Нет, в субботу».

Открытый вопрос Это вопрос, на который трудно ответить одним словом, он требует какого-то объяснения, мыслительной работы. Такие вопросы начинаются со слов «почему», «зачем», «каким образом», «каковы ваши предложения», «каким будет ваше решение по поводу» и т.п., а это требует развернутого ответа.

Открытые вопросы — простые вопросы, позволяющие сформулировать ответ в свободной форме. Они задаются с целью получить дополнительные сведения или выяснить реальные мотивы и позицию собеседника. С помощью открытых вопросов вы даете своему партнеру по деловому общению возможность для маневрирования и более обширного высказывания.

Основные характеристики этой группы вопросов сводятся к следующим:

• • партнер находится в активном состоянии, так как должен обдумывать свои ответы и высказывания;
• • партнер имеет возможность по своему усмотрению выбирать, какие данные, информацию и аргументы нам представить;
• • непосредственное обращение к собеседнику с открытым вопросом способствует устранению барьеров, что выводит его из состояния замкнутости и сдержанности;
• • партнер, и это самое главное, становится действительным источником информации, идей и предложений по дальнейшему развитию сотрудничества.

Однако в отличие от закрытых открытые вопросы дают возможность собеседнику уйти от конкретного ответа, предоставить только выгодную для него информацию и даже увести разговор в сторону. Поэтому в процессе деловой беседы рекомендуется задавать наводящие или закрытые вопросы.

Похожие цитаты