Полезное время в фотографии рабочего дня
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
Таблица расчета роста прибыли
по результатам
фотографии рабочего дня
Как известно, грамотное распределение времени на исполнение возложенных обязанностей, один из основных путей к повышению производительности труда и эффективности работы. Специалисты, умеющие правильно использовать рабочее время, способны работать в штатном режиме, без авралов и сверхурочных. Но… этого часто бывает мало. Если руководитель не может объективно оценить роль каждого работника в общем деле и распределить нагрузку в соответствии с его навыками и умениями, сам работник не справится. И в компании поселяется хаос.
Что это такое фотография рабочего дня и зачем она нужна
Знакомая картина для многих работников офиса. Все чем-то заняты. Переговоры и совещания, отчеты и презентации, графики и диаграммы. Бесконечная суета и ворох заданий, сыплющихся как из рога изобилия. Сегодня мы открываем магазин? Нет, кафе? Едем заключать договор поставки?
Как итог. Все на нервах, в коллективе растет недовольство, результативность падает до нуля. Здесь на помощь может прийти фотография рабочего дня. А именно, тщательное изучение использования рабочего времени, с фиксированием временных затрат на те или иные действия. И неважно: составление ли это важного отчета либо перекур.
Вопреки сложившемуся мнению, что хронометраж рабочего времени процедура, не предвещающая ничего хорошего работникам, сегодня это далеко не так.
Цели и задачи
Конечно, большинство компаний ставит перед собой задачу найти неэффективно используемые минуты или часы и сократить расходы на оплату труда. Как вариант, уволить одного работника и переложить его обязанности на оставшихся специалистов без дополнительной оплаты, или увеличить нормы выработки при сдельной форме оплаты труда.
Однако, у фотографии рабочего времени есть множество других задач.
- Что касается работников отдела продаж, экономического отдела или бухгалтерии, то фотография рабочего времени поможет правильно оценить использование рабочего времени, распределение обязанностей и нагрузки. Сделать выводы о необходимости проведения тех или иных мероприятий.
- На ее основании рассчитывают нормы и сдельные расценки.
- С ее помощью легко выявить причины невыполнения нормативных показателей или низкой эффективности работы по продажам. А такое может быть не только по вине работника. Среди причин ошибки в расчетах, нерациональное использование оборудования, неравномерная загрузка мощностей, несвоевременное получение заданий.
Вполне вероятно окажется, что экономист составляет графики, которые никому не нужны, а важные отчеты делает после работы. Или в отделе продаж результат приносят несколько человек, а остальные лишь создают видимость бурной деятельности, ведя переговоры и совещания. Да и не у всех есть способность быстро продать продукт большому количеству покупателей. Но это вовсе не означает, что специалист лишний в отделе продаж. Возможно, он умеет быстро и качественно собирать информацию и анализировать ее. В этом случае пересмотр его обязанностей поможет работнику реализовать себя, а руководителю делегировать ему часть обязанностей менеджеров, позволив им больше времени работать, например, с базой клиентов.
Основная задача такого мероприятия, как фотография рабочего времени – повысить эффективность работы компании за счет сокращения затрат и использования потенциала каждого работающего в полной мере.
Особенности проведения фотографии рабочего времени
Особенности в выполнении фотографии рабочего времени будут зависеть от нескольких факторов.
- Цели. Для расчета норм и расценок потребуется заполнить 4–5 наблюдательных листов фотографии рабочего дня, чтобы потом избежать ошибок в расчетах.
- Выявление неэффективно используемого рабочего времени. Самый сложный и ответственный момент. Так как требует объективного подхода, понимания функций и задач каждого работника. Проводится несколько раз с довольно большим временным интервалом. Стараются учесть сезонность, неравномерность нагрузки по дням недели и времени суток. Для менеджеров отдела продаж подобный контроль должен быть постоянным. Меняются спрос и предложение, меняются покупатели, а значит, меняются и временные затраты. Благо современные технологии позволяют сделать мониторинг рабочего времени, не привлекая большого количества специалистов.
- Профессии работника. Для каждой профессии существуют некоторые особенности выполнения хронометража рабочего дня.
- Если работник занят на производстве, где каждый день проводит одну и ту же операцию, то для анализа будет достаточно провести 1–2 замера, чтобы в полной мере оценить эффективность его работы.
- К повару в ресторане будут совсем другие требования. Его нагрузка в полной мере зависит от количества посетителей. И если повар пьет чай в подсобке, то это может и не его вина, а руководства, которое не смогло привлечь посетителей. Интересно, кого уволить или лишить премии? Повара? Администратора? Маркетолога? Того, кто не справляется со своими обязанностями. А это повод для дальнейшего, более глубокого анализа.
- А когда приходить делать фотографию рабочего времени к бухгалтеру, экономисту, специалисту отдела продаж? В период подачи отчетности, подготовки сделки или аукционных мероприятий они будут крутиться как белка в колесе. Но бывают периоды, когда будут прилагать все усилия для создания хоть какой-то видимости работы. Правильный ответ – в разные периоды, предварительно изучив существующие распределение обязанностей и нагрузку. Только в этом случае можно объективно изучить использование рабочего времени и сделать необходимые корректировки в их работе.
Отдельной строкой стоят водители и экспедиторы. Проведение фотографии рабочего дня этой категории довольно трудоемкий процесс, который большинство компаний стараются возложить на современные технологии. Тем не менее, анализ простоев поможет лучше понять их причину и возможно отказаться от услуг некоторых поставщиков, которые регулярно срывают сроки погрузки. Ведь это ваши прямые убытки.
Кому полезны данные
Результаты фотографии рабочего времени, прежде всего, попадают на стол экономистов, менеджеров среднего и высшего звена. И если экономистам они нужны для дальнейших расчетов, выведения норм и расценок для оплаты труда, то у руководства свои цели.
Тщательный анализ и разработка мероприятий, выявление фактов неэффективного использования рабочего времени и разработка мероприятий, направленных на исправление ситуации. При объективном подходе можно значительно повысить результативность работы отдела, увеличить продажи и маржу всей компании. Только не стоит действовать в ключе «закрыть курилку» и «отключить всем Интернет». Последнее в наше время совсем не вариант. Лучше устроить чемпионат по игре в «Косынку» и всех призеров депремировать.
Если подходить к делу с целью, грамотно, то в отделе продаж можно оценить:
- время, потраченное на непосредственно продажи, и сбор данных, оформление документов и подготовку отчетности. Не редкость, когда громоздкие отчеты, забирают у менеджеров много времени. При этом являются трудночитаемыми и малоинформативными;
- степень автоматизации процессов. Одна хорошая программа, а их для продаж сейчас создано немало, позволит специалистам сократить время на сбор информации и аналитику и направить его на активное продвижение товаров;
- совещания и тренинги. Это неотъемлемая часть работы отдела по продажам. Но эффективны ли они и не много ли их. Если они сегодня потеряли свою актуальность и отнимают слишком много времени, то пора менять подходы;
- нагрузку. Особенно касается ритейла. Не секрет, что группы товаров занимают разное время. А значит и временные затраты у менеджеров разные. Возможно нужно кого-то разгрузить, а кому-то добавить работы.
Виды фотографии рабочего времени
Некоторые особенности в проведении фотографии рабочего времени зависят от ее вида. Подразделяют на индивидуальную, групповую и бригадную.
Индивидуальная
Один из самых легких способов получить точные сведения о затратах времени на выполнение той или иной операции, а так же на подготовку рабочего места, на получение задания и материалов. Такой вид фотографии рабочего дня специалиста содержит наименьшее количество погрешностей.
Чаще всего индивидуальную фотографию рабочего времени применяют для выведения норм и расценок при применении индивидуальной сдельной оплате труда. А также для определения эффективности работы специалистов, которые работают не в команде, а по своему направлению. Применяется такой вид нечасто, поскольку требует большого количества трудозатрат. Ведь получается, что несколько дней один инженер-нормировщик будет занят с одним работником. Идеально подходит для менеджеров отдела продаж.
Групповая
Наиболее часто встречающийся вид фотографии рабочего времени. Подходит для индивидуального анализа использования рабочего времени, но при этом в зоне наблюдения может быть до 15 человек. Помогает оценить работу отдела, небольшого производственного цеха, торгового объекта или кафе. Имея перед глазами общую картину, легко выявить «слабое звено» в команде и промахи руководителя. Способ не отличается большой точностью, и не подходит для обоснования норм и расценок.
Проводят фотографию рабочего времени следующим образом. Наблюдатель с равной периодичностью подходит к каждому работнику и отмечает в карточке, что в данный момент тот делает.
Бригадная
В принципе схожа с индивидуальной, только объектом является бригада работников, занятых на выпуске одной продукции или производственном этапе, в котором можно точно определить начало процесса и его конец. Чаще всего применяется для обоснования норм и расценок при всех видах сдельной коллективной оплаты труда. В случае, когда в ходе исследования появляются сомнения в эффективности бригады, или регулярном невыполнении норм, то проводят групповую фотографию рабочего дня.
Практически никогда не применяется для офисных работников, в том числе и отдела продаж.
Порядок проведения
Решение о проведении фотографии рабочего дня принимает руководитель.
Определение целей
В качестве инициаторов подобных мероприятий могут выступать руководители всех рангов, желающие оценить эффективность работы подчиненных, инженеры-нормировщики при запуске в производство нового вида продукции, экономисты, сомневающиеся в нормах или расценках. Фотография рабочего дня, свод результатов и их анализ – дело не одного дня.
Подготовка
После определения целей и задач, которые планируется выполнить в ходе предстоящих мероприятий, начинается непосредственная подготовка. В соответствии с ними выбирают форму проведения фотографии рабочего времени, определяют количество исследований и их даты, готовят карты рабочего дня, назначают исполнителей и ответственных. Все даты согласовываются с непосредственными руководителями подразделений, в которых будет проходить хронометраж. Именно они смогут правильно оценить нагрузку и выбрать наиболее подходящее время. Нормировщики предварительно знакомятся с основными этапами работ на исследуемом объекте.
В настоящее время можно отследить работу менеджера отдела продаж с помощью программного обеспечения, телефонных разговоров и простого системного администратора. Но если есть желание проверить эффективность выполнения задач с большой долей достоверности, то лучше привлечь постороннего человека, который сможет оценить ее как индивидуально, так при работе всего отдела продаж.
Фотографирование рабочего дня
Процесс фотографирования запускают с момента начала рабочего времени.
- При индивидуальном способе наблюдатель отмечает время, наименование операции или вида работ, и время окончания. Он имеет право уточнить вид выполняемых работ или составляемых отчетов и документов. Особенно, если это касается работников офиса.
- При групповой форме наблюдатель периодически подходит к каждому работнику и вносит в карточку, выполняемые работы. Периодичность и время наблюдения зависит от количества людей, занятых в фотографии рабочего времени. При привлечении экспертов, лучше представить его работникам отдела. При нужном уровне подготовке он легко справиться с задачей незаметного наблюдения.
- При бригадной форме наиболее сложно провести фотографирование рабочего времени. Проводится оно в разрезе профессий и по каждой операции, выполняемой в бригаде. Так же как и при групповой форме, наблюдатель подходит к каждому работнику. Наиболее точные результаты будут получены при работе с 3–5 наблюдаемыми.
Правила внесения данных
Заполнение листов фотографии рабочего дня проводится либо вручную, либо, при наличии программного обеспечения, сразу вносится в программу.
Наблюдатель заполняет лицевую сторону листа, где указывается цель проведения фотографии рабочего времени, ее объект, дата, время начала и окончания, данные наблюдателя. При внесении данных следует начинать записи с подготовки рабочего времени, и заканчивать его уборкой, если таковая имеется. Началом выполнения следующей операции считается время окончания предыдущей. Все записи делаются понятным почерком без исправлений и помарок. Рассчитывается и вносится время по каждой операции.
По окончании фотографирования наблюдатель заполняет сводную часть листа, где суммирует время по отдельным операциям и временным затратам. Подписывает лист фотографии и отдает на обработку.
Обработка результатов
Обработку результатов чаще всего проводят в автоматическом режиме. Занимаются ею экономисты или инженеры по нормированию труда. Они сводят результаты в таблицы, где видны затраты времени в разрезе операций, работников, профессий, бригад или подразделений.
Анализ результатов
В ходе анализа фотографий рабочего времени устанавливают удельный вес его затрат на эффективные, необходимые и неэффективные мероприятия. Сопоставляют их с нормами для каждой отрасли. Оценивают работу сотрудников, их нагрузку, находят резервы рабочего времени и возможность сокращения затрат, перераспределения обязанностей, повышения или уменьшения норм и расценок. И конечно анализируют причины простоев, задержек с получением заданий, материалов, инструментов и прочих факторов, влияющих на эффективность работы.
Пример ФРВ
Форма фотографии рабочего дня состоит из трех частей. Титульного листа, непосредственно наблюдательного листа и сводной таблицы обработки данных.
Наблюдательный лист представляет собой таблицу, со столбцами, где указывается время начала и конца операции, вид выполняемой операции, затраты времени в часах и минутах. В сводной части указывается вид операции и сумма затраченного времени по ней за день наблюдения. В качестве образца представлены индивидуальные листы фотографии рабочего дня некоторых профессий.
Бухгалтер
Как говорилось ранее, распределение рабочего времени у бухгалтера значительно различается по периодам. За пример возьмем обычный рабочий день.
Инженер
Одна из специальностей, фотография рабочего времени может сказать или много или ничего. Зависит от отрасли. Как правило, если инженер сидит на месте, а оборудование работает стабильно, то это лучший вариант для нанимателя.
Экономист
В анализе использования рабочего времени экономиста, так же много субъективных факторов. Начиная от отрасли и заканчивая направлением работы самого экономиста. В качестве примера приведен контрольный лист экономиста или менеджера отдела по продажам.
Медсестра
Одна из специальностей, в которой распорядок рабочего дня мало зависит от внешних причин, сезонности и прочих объективных факторов. Конечно, если это не реанимация.
Водитель
Из его листа фотографии рабочего времени можно узнать многое. Правда, сегодня большинство компаний предпочитает работать с GPRS-навигацией.
Из листа видно, что по причине покупателя переработка водителя составила 1,5 часа. Если такое повторяется постоянно, то стоит либо выставить претензии к покупателю, либо переложить затраты на транспортную компанию.
Недостатки методики
Метод практически не имеет недостатков. Последние, как правило, связаны с человеческим фактором. Это ошибки в замерах затраченного времени, некорректное заполнение листов ФВР и неточности в расчетах. Может сыграть свою негативную роль и субъективный подход специалиста, который впоследствии будет проводить аналитику временных затрат.
Фотографирование рабочего дня сегодня становится все более доступным, благодаря современным технологиям. И это хорошо. Оно позволяет не только высчитать нормы или расценки, но и совершенно по-новому взглянуть на эффективность использования самого важного ресурса любой компании. Кадров. А они решают многое.
регистрируйся на вебинар Екатерины Уколовой
получитебесплатно
ТОП-7 правил составления
фотографии
рабочего дня
Источник
Рассказываем, зачем нужна карта фотографии рабочего времени, как ее составить и сделать правильные выводы.
«Как ни зайду в офис, мои подчиненные то курят, то чай пьют, то ногти красят», — жалуется руководитель одной компании. Может, это совпадение, а может, работники действительно саботируют свои задачи. Узнать истину поможет фотография рабочего дня (ФРД).
Что такое фотография рабочего времени?
Это методика наблюдения с целью вычислить реальную занятость сотрудника. Ее итогом будет рабочий день, расписанный по минутам. Так вы сможете узнать, сколько времени человек тратит на решение рабочих вопросов, а сколько – на личные нужды и просто безделье.
ФРД полезна для:
- корректировки штатного расписания, должностных инструкций;
- составления планов и бюджета компании;
- выявления «кандидатов» на увольнение;
- установления причин низкой производительности труда;
- оценки условий труда и работы оборудования.
Мария Цуркан, сооснователь и владелец школы руководителей «Я начальник»:
«Если у руководителя появляется необходимость контролировать, сколько времени сотрудник тратит на работу, а сколько проводит в праздном безделье, значит, у такого начальника есть серьезные проблемы с его управленческой компетентностью.
Возможные причины проблем:
- Руководитель занимается микроменеджментом. Он каждому говорит, что конкретно делать в данный момент, вместо того, чтобы делегировать процессы. И он просто не успевает каждому раздать мелкие поручения. Вот сотрудники и занимают время, чем могут.
- Он не доверяет сотрудникам. А для недоверия в работе может быть лишь одна причина — незнание мотивации, неумение управлять мотивацией. И здесь снова вопрос к руководителю: каким образом, не умея работать с мотивацией, он выстраивает работу в подразделении?
- Сотрудники саботируют рабочие задачи. А значит, шеф не сумел обосновать своих решений сотрудникам.
Поэтому, прежде чем начинать анализ и обработку карт фотографии рабочего времени, необходимо проанализировать, какие управленческие ошибки вы допустили в своем коллективе».
Как составить фотографию рабочего дня
Для начала разберемся, какими бывают виды ФРД
Вид ФРД | Цели и особенности |
Индивидуальная | Наблюдение за работой одного сотрудника, с максимальной детализацией |
Групповая | Такие ФРД помогают определить, соблюдает ли коллектив правила внутреннего распорядка, как проходит взаимодействие между сотрудниками |
Комплексная | Наблюдение за всеми рабочими процессами (в том числе за работой оборудования, ритмом коллектива, взаимодействием с начальством). Цель – оптимизация, глобальная «перезагрузка» всей компании |
Самофотографирование | Сотрудник сам фиксирует свой рабочий день, чтобы повысить свою эффективность. |
Некоторые особенности
- Эту работу поручают обычно кадровику или менеджеру по персоналу (если это не самофотографирование).
- Прежде чем начать ФРД, определите цели наблюдения, а также пропишите должностные обязанности для наблюдателя.
- Записывать показания нужно в наблюдательный лист фотографии рабочего дня в реальном времени. При этом проявлять максимальную щепетильность и фиксировать все «мелочи» — беседы на личные темы, перекуры и пр.
- Фотографировать можно не целый день, а какие-то отдельные рабочие процессы и стадии.
- Для точной картины ФРД проводят несколько дней или даже недель.
- Проводить наблюдение можно явно или скрыто. «Тайная» ФРД дает более правдивые результаты.
Фотография рабочего дня. Пример заполнения
Для фиксации времени уполномоченный человек составляет наблюдательный лист. Вы можете составить свой бланк, либо скачать готовый. Заполнять ФРГ можно от руки или в электронном виде.
Фотография рабочего дня пример заполнения для бухгалтера
Вначале запишите ФИО сотрудника, название организации, продолжительность рабочего дня, перерывы на обед.
В нашем примере бланк имеет 4 колонки.
- 1 и 2 колонка – начало и окончания действия;
- 3 колонка – название действия (например, переговоры, звонки клиентам, работа за ПК);
- 4 колонка – количество затраченного времени.
Эти колонки необходимо заполнять строго по времени:
Когда рабочий день закончится, нужно подсчитать количество времени, затраченное на выполнение прямых рабочих обязанностей:
В нашем примере видно, что на выполнение прямых обязанностей сотрудник тратит 3 часа 20 минут, а это меньше половины рабочего времени. Такое бывает в маленьких компаниях, где нагрузка на бухгалтера минимальна. Отличное решение – передать обязанности на аутсорс и отказаться от штатного бухгалтера.
Современные технологии фотографии рабочего дня
Классический метод наблюдения имеет ряд недостатков:
- он трудоемкий и сложный – нужно отвлекать кадровика или другого подчиненного от работы, чтобы он занялся ФРД;
- требуется много времени, ведь снимок одного дня малоинформативный;
- высокая погрешность – если работники знают, что за ними «следят», они будут всячески имитировать бурную трудовую деятельность.
Поэтому вы можете внедрить более современный подход — специальные технологии.
Виктор Субботин, эксперт в разработке специализированного ПО, видеоаналитики и IoT
«Если это офисные сотрудники, то мы используем компьютерные программы. Они фиксируют открытые приложения (программы), время активности, время неактивности, ведут статистику по времени в разрезе задач и др.
Если мы говорим о рабочем персонале (цех, завод, ремонтно-монтажные бригады, стройка), то там, разумеется, другая технологии и принципы. Это видеоаналитика, датчики, технологии компьютерного зрения. Такой софт решает разные задачи. Например, подсчитывает количество персонала в разных рабочих зонах (зонах отдыха) в реальном времени, фиксирует время простоя оборудования на объекте, находит «мертвые души», за которых принесли пропуска, но по факту их нет».
Анализ и выводы после снимков рабочего дня
По окончанию наблюдений можно составить наглядную аналитику для каждого сотрудника.
Образец фотографии рабочего дня в виде диаграммы:
На практике многие подчиненные даже не догадываются, что львиная доля времени уходит на такие «мелочи», как проверка сообщений в соцсетях или беседы с коллегами. Это поможет им обратить внимание на слабые места.
Также после анализа ФРЖ руководитель может принять решение:
- уменьшить или увеличить зарплату;
- эффективнее распределить обязанности между сотрудниками, вывести некоторые задачи на аутсорс;
- перевести работников на другие должности, если они не справляются с обязанностями;
- провести обучающие семинары;
- обновить оборудование, ввести новые методики работы.
Читайте: Оптимизация бизнес-процессов. Как настроить компанию на работу
Для каких профессий подойдет ФРД?
ФРД идеально подойдет для тех, кто выполняет рутинную работу – слесарей, швей, кадровиков, бухгалтеров, операторов call-центров, упаковщиков, офисных сотрудников. А вот следить за продуктивностью творческих людей в «трудоминутах» не имеет смысла, ведь их деятельность имеет совсем другой характер. Некоторые профессии нельзя оценить по техническим причинам – например, курьеров или тех, кто работает на удаленке.
Павел Трубецков, Директор по маркетингу CS-Cart:
«Мы работаем в IT-бизнесе. Делаем платформы для интернет-магазинов и маркетплейсов. И большинство задач требуют аналитического подхода и поиска максимально эффективного решения. Одну и ту же цель можно достичь за 1 час или 10 часов. Результат будет одинаковый. Часто решение за 1 час будет лучше. И масштабироваться оно будет лучше. Для таких задач подходит лучше всего управление по целям – мы ставим задачу, человек ее выполняет. И тут уже не важно, сколько человек«курит»или«сидит в интернете». Он может как оголтелый бить весь день по клавишам и ничего не добиться. А может пол дня зависать в икс бокс и найти нужное решение.
Поэтому я не слежу за тем, что конкретно и в какой момент делают мои сотрудники. Это демотивирует. Зато я слежу за тем, решают ли они поставленные задачи или нет»
Интересный вопрос: можно ли составлять ФРД для руководителей? Человек, который занимает высокую должность, сам заинтересован в том, чтобы его рабочий был максимально эффективным. Поэтому он может провести контрольное самофотографирование, чтобы выявить, какие дела «съедают» его время.
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram и группы во Вконтакте, Фейсбуке и Одноклассниках. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
3 000 рублей на рекламу в Яндекс.Директ каждому читателю. Получить ↓
Источник