Полезные программы для работы с документами

В этой статье мы затронем набор программ, которые будут полезны большинству для офисной работы. Постараемся затронуть то, что действительно пригодиться многим и скорее всего про некоторые Вы не знали! А так же возле каждой программы будет ссылка, что бы Вы сразу могли ее скачать! И так, начнем:

Windows 10

Как бы банально не звучало, все начинается с операционной системы. На данный момент лучше использовать самое новое ПО от Майкрософт, т.к на Windows 10 все самые последние обновления, и самая большая поддержка различных программ.
Скачать Windows 10 можно по этой ссылке. Приобрести лицензионный ключ в нашем каталоге.

Microsoft Office

В любой офисной работе есть работа с документам, и я бы настоятельно рекомендовал использовать именно Microsoft Office, только по одной причине, потому, что это стандарт. В любом другом бесплатном аналоге (по типу LibreOffice) у вас будут проблемы с совместимостью, к примеру со шрифтами, разметкой страниц, и это только малая часть проблем.
Я бы вам посоветовал использовать Microsoft Office 2019 Pro Plus, т.к это новейший Офис с новыми фишками и улучшенной производительностью. Либо есть другое предложение — Microsoft Office 365, по сути тоже самое, но только идет в комплекте с бессрочным доступом на облако OneDrive. Приятный подарок, не так ли?
MS Office позволяет работать с документами, презентациями таблицами и пр.

Что выбрать решать Вам. Подробнее узнать и скачать можете по след. ссылкам:
Microsoft Office 2019 Pro Plus
Microsoft Office 365

TeamViewer

Это программа для удаленного доступа к компьютерам. Ваш сис. админ, к примеру сможет управлять из любой точки города вашими офиснымыми компьютерами, либо вы можете подключаться к своим клиентам таким способом и что либо им настраивать.
Скачать TeamViewer можете с официального сайта, а подробнее как пользоваться в другой нашей статье по этой ссылке

Менеджер паролей SafeInCloud

Удобная кроссплатформенная программа для сохранения паролей, пароли будут храниться на любом заданном вами облаке, будь то google drive, яндекс диск, onedrive и пр. Т.е не важно с какого ПК вы захотите посмотреть какой-либо пароль, это можете сделать хоть на телефоне. Очень удобно хранить все пароли на сайты, почты, доступы к различным серверам предприятия и т.п
Скачать SafeInCloud можете с официального сайта

CorelDRAW

Программа для графического дизайна, будет полезна практически каждой организации, т.к в ней можете создавать любые графические дизайны, будь то картинка для поста в соц. сети, лого на документы, создание печатей, создание макетов документов и т.п.
На данный момент я бы посоветовал Вам версию CorelDRAW Graphics Suite 2018, она стабильная, самая актуальная и в ней самый широкий пакет дополнений, который Вы можете дополнительно установить под Ваши нужды.
Скачать CorelDRAW Graphics Suite 2018 можете по этой ссылке
Купить CorelDRAW Graphics Suite 2018 по этой

Mozilla Thunderbird

Если по каким-либо причинам почтовый клиент от Майкрософт Outlook Вам не понравился, есть более облегченный, почтовый клиент Mozilla Thunderbird. В один аккаунт почты Вы сможете объединить почты с разных сервисов, к примеру яндекс, гугл и mail.ru, а самое главное получать «пуш уведомления» на свой рабочий стол компьютера когда вам придет новое письмо.
Скачать Mozilla Thunderbird Вы можете с официального сайта.

Adobe Reader

Программа для просмотра и редактирования PDF файлов. Этим все сказано, Adobe Reader — это стандарт в мире PDF, имеет в себе целый комбайн фишек для работы с пдф, всем советую.
Скачать Adobe Reader с официального сайта.

Ccleaner

Пожалуй, самая лучшая программа по чистке компьютера от всякого мусора, т.е: чистка реестра, управление автозагрузкой, восстановление системы, чистка кукисов, кеша браузеров и системы в целом, а так же продвинутый интерфейс удаления программ.
Скачать Ccleaner с официального сайта.

1С

Главная программа для ведения бухгалтерского учета, а так же для ведения склада и продажи товара. В России это самая популярное офисное приложение, для разного рода задач нужна своя версия, их огромное множество и какой 1с нужен именно Вам — это нужно обсудить с менеджером продаж по 1с, ищите их в своем городе.

1С-Коннект

В отличие от пункта выше — эту программу можно использовать бесплатно. 1С-Коннект — это корпоративный месседжер. В нем есть возможность разделить пользователей по филлиалам, группам, должностям. А так же 1С-Коннект можно использовать с любого устройства, так что сотрудники фирмы всегда будут на связи! Главной отличительной функцией 1С коннекта является, то что в него можно добавлять не только сотрудников, а так же и клиентов.
Скачать и зарегистрировать бесплатно вашу организацию можете на официальном сайте.

Srv-online

Отличный онлайн инструмент, если Вы еще не приобрели 1с (или не хотите им пользоваться), он полностью бесплатным и его задача выставлять банковские счета клиентам в PDF формате, или на почту. Там все очень просто:
1) Регистрируйтесь
2) Заполняете свои банковские реквизиты, добавляете туда скан печати, Вашей подписи
3) Вот и в целом все, как только клиент у Вас запросит счет, вы заполняете в srv-online его реквизиты, какие товары, или услуги продаете и сервис автоматически генерирует готовый документ, его можете отсылать клиенту.
Ссылка: srv-online.ru

Vlc-плеер

Это видео-плеер, может пригодиться для чего угодно. Vlc-плеер самый популярный, с огромным количеством поддерживающих форматов и кодеков. Он так же кроссплатформенный, можете использовать его на ПК, или телефоне, планшете.
Скачать Vlc можете с официального сайта.

Архиватор 7zip

Тут название говорит само-за себя, бесплатный архиватор, поддерживает большое количество форматов сжатия, он ничем не отличается от платного WinRar. Пригодиться без исключения всем на 100%.
Скачать с официального сайта.

Recuva

Случайно удалили какой-то нужный файл, документ и в корзине его нет? Зато выход есть, восстановление удаленных файлов с помощью Recuva. Если файл был удален не так давно, то шанс высок, что Вы его восстановите.
Скачать с официального сайта

Битрикс24

Это сервис для поставления задач (заданий) сотрудникам и отслеживания их выполнения. Для мелкого бизнеса вполне подойдет бесплатная версия, допускается до 12 человек.
Официальный сайт — bitrix24.ru

Trello

Аналогичный проект от других разработчиков по поставлению задач и их отслеживанию. Координируйте свои проекты максимально удобно — Trello отличный инструмент, ничего лишнего, только самое необходимое.
Официальный сайт — trello.com

Облако Mega

Довольно неплохое облако, которое может использоваться для корпоративных задач, бесплатно дается целых 50гб. Это выгоднее в сравнении с тем же Google Drive. Есть более выгодные решения, к примеру от Micrisoft Office 365, там дается целых 5 террабайт бессрочно менее, чем за 1 тыс. р, подробнее по этой ссылке
Но если Вас устраивает только бесплатный вариант, можете попробовать Мегу.
Официальный сайт Mega — mega.nz

Speccy

Программа Speccy выполняет мониторинг температуры отдельных железок ПК в реальном времени, а так же дает подробную информацию о конфигурации компьютера. Данное ПО должно быть у каждого сис. админа!
Скачать Speссy с официального сайта

Malwarebytes

Есть отличные антивирусы, которые справляются со своими задачами локально, и в корпоративных задачах, по типу Comodo. Но большинству предприятиям такое попросту не нужно, а иногда нужно проверить отдельно зараженный ПК на вирусы, потому что они уже явно мешают работе. Очень рекомендую Malwarebytes, отлично находит и удаляет самые назойливые вирусы, которые мешают работе ПК.
Скачать Malwarebytes с официального сайта

Snappy driver

Заканчиваем наш ТОП программ для офиса пожалуй не менее важной утилитой, чем Windows или MS Office. Snappy driver это автоматический поиск драйверов для вашего ПК, да есть множество программ на эту тему, к примеру DriverPack Solution, но я его очень не рекомендую, т.к ему свойственно устанавливать вместе с драйверами еще дополнительные рекламные программы, которые будут вам в последствии доставлять неудобства.
И так, Snappy driver можете скачать с официального сайта. Важный момент, если у Вас на каком-то ПК нет драйвера под сетевую карточку, то Вам нужно на другом компьютере скачать Full версию, она весит примерно 16,5 гигабайт и записать ее на флешку, либо скинуть сразу на жесткий диск нужного вам ПК и уже напрямую с него искать и устанавливать драйвера с помощью этой программы в оффлайн режиме, в другом случае, если у вас нет какого-либо драйвера(видеокарты, звука, или принтера и т.п), кроме сетевого, то скачиваете Lite версию, она весит примерно 4мб и ищете драйвера в онлайн режиме.

В целом все выше — это необходимый минимум для офисной работы. Главное помните, для корпоративных задач лучше использовать лицензионное ПО. Все вышеперечисленное Вы можете скачать абсолютно бесплатно, но у некоторых из них ограниченный пробный период. Лицензионное ПО Вы можете покупать в нашем интернет-магазине лицензионных ключей, у нас самые низкие цены среди конкурентов. Если найдете дешевле — сделаем скидку!

• Writer – Программа для редактирования создания и редактирования текстовых документов. С помощью нее можно открывать и редактировать документы в формате .odt, .odf, .docx, .doc, .dot, .txt, .xml, .pdf, .rtf и др. Если вам кто-то пришлет документ в формате Microsoft Word, то вы спокойно сможете открыть и редактировать этот текст и сохранить в том-же самом формате.
• Calc – Программа для создания и редактирования таблиц. С её помощью можно открывать и редактировать файлы Microsoft Excel. Поддерживает распространенные форматы .ods, .xls, .xml, .xlsx, .csv, .xlt .xlsm. Очень большой функционал, напоминающий Excel – использование функций, форматирование по цвету, фильтры, и очень много другого. Если вы умеете пользоваться MS Excel то этой программой вы легко сможете его заменить.
• Impress – Используется для создания и редактирования презентаций. С ее помощью можно открыть и редактировать файлы Microsoft PowerPoint. Работает с форматами .ppt, .pptx, .odp, .otp, .otp, .ppsx, .potm, .pps, .ppsx, .pptm. Если вам надо открыть файл одного из этих форматов, то устанавливайте Open Office.

С помощью 7-zip можно открыть любые архивы, которые вам пришлют. В работе его часто используют, когда надо отправить много каких-то файлов по электронной почте. Например фотографии, большую кучу отчетов или проектную документацию. Если это огромное количество файлов прикрепить к письму, то получателю придется скачивать каждый по-отдельности. Или же вам необходимо отправить несколько папок, а папку вообще невозможно прикрепить к письму. Так что вы создаете архив и отправляете его по e-mail.

В дополнение, с помощью этой программы, архив можно зашифровать паролем.

С помощью программы Adobe Acrobat Reader DC вы сможете только просмотреть, добавить комментарии и распечатать файлы pdf. Чтобы изменять их, вам потребуется уже платная программа Acrobat Pro DC.

Основные преимущества:

• Высокая скорость открытия сайтов.
• Высокий уровень защиты.
• Можно писать интересующие запросы прямо в адресной строке.
• Можно устанавливать различные дополнения, такие как WOT (Сервис оценки сайтов), SaveFrom.net помощник (позволяет скачивать видео с сайтов).

Comodo Antivirus контролирует доступом к сети программами, т. е. если программа получит какие-то указания от сети, файрволл предупредит об этом. Если Comodo спрашивает разрешить какой-то программе получать данные из интернета, то практически всегда запрещайте это, кроме случаев, когда вы точно знаете, что это необходимо!

Но я бы рекомендовал купить ESET Small Office Pack. который можно установить на 3-5 компьютеров, и стоит он 2000 до 2600 р. в год. Если надо больше 5ти компьютеров, то можно купить несколько пакетов.

Как это сделать:

1. Купить домен на сайте https://sweb.ru/domains/ он стоит около 200р. в год, и вы в дальнейшем сможете на нем сделать свой сайт. Если у вас уже есть домен, то этот шаг можно пропустить.
2. Переходим в сервис Яндекса https://business.yandex.ru/mail и нажимаем подключить. У вас должна быть личная почта Яндекса именно под логином этой почты вы сможете создавать новые ящики с вашим доменом и управлять доступами к ним. Или вы регистрируете себе новую почту Яндекса под эти цели.
3. Нажимаем кнопку «Подключить», далее вводите имя своего домена и нажимаем «Подключить». Теперь нам надо подтвердить, что домен наш. Подтверждаем его способом «DNS-запись».
4. Для подтверждения домена в новой вкладке открываем сайт, где вы купили домен и переходим в разделе редактирования DNS записей нашего домена. Если у вас домен куплен на том сайте что я рекомендовал это делается в разделе Домены -> Мои Домены и в настройках вашего домена выбираем DNS.



5. Нажимаем «Добавить запись» заполняем все поля как указал Яндекс.
6. Жмем подтвердить домен и переходим в раздел пользователи. Там создаем пользователей.
   При создании пользователя указанный логин это будет левая часть адреса почты. К примеру, ваш домен ros-it.biz и в качестве логина вы укажите sg, тогда e-mail адрес у нас будет sg@ros-it.biz. Не забудьте где-то отдельно сохранить файл с названиями почтовых ящиков и паролями к ним.

7. Переходим на сайт https://mail.yandex.ru/. в правом верхнем углу указан логин к вашему e-mail, нажимаем на него. Появляется меню, в нем нажимаем кнопку «Добавить аккаунт».

   

   Вбиваем тот e-mail который вы создали (в нашем примере это sg@ros-it.biz) и пароль от него. Теперь у вас есть корпоративная почта которой вы пользуетесь через сайт https://mail.yandex.ru/

Почему лучше пользоваться сервисом Яндекс почта чем программами на компьютере:

• Доступ к почте с любого устройства в любой точке мира. Главное не забыть пароль.
• Очень крутой спам фильтр, который постоянно совершенствуется и использует опыт все базы e-mail адресов Яндекса.
• Очень удобный интерфейс и возможность настраивать удобный дизайн.
• Возможность создавать папки, фильтры, правила распределения писем, цвето-текстовые метки.
• Нет промежуточных точек на вашем хостинге, в которых может что-то затеряться или сбиться.

Часто руководитель просит офис менеджера это сделать и отправить в полиграфию. Бывает надо просто уменьшить размер или разрешение фотографии. Для этого нет необходимости покупать Фотошоп за 1500р в месяц, достаточно установить GIMP.

Основные функции, которые могут понадобиться офис менеджеру:

• Менять размеры фотографии.
• Изменять разрешение изображения.
• Удалить задний фон.
• Вырезать часть изображения.
• Наложить текст на изображение, и редактировать его в будущем.
• Редактирование слоев.
• Изменять прозрачность слоев.
• Открывать и редактировать .psd файлы.
• Есть еще и другие функции, но тут нужны будут более глубокие познания и практика в дизайне.

В какой-то момент у менеджера по продажам появляется столько потенциальных клиентов в работе, что происходит путаница и менеджер не может вовремя вспомнить о нужном клиенте, и его обходят конкуренты. Этот сервис помогает вспоминать о нужных клиентах в нужное время и не держать в уме тех, о ком надо вспомнить позже. Не нужно тратить уйму времени на организацию деятельности.

В добавок этот сервис помогает:

• выставлять счета и акты;
• принимать и совершать звонки через цифровую АТС;
• вести учет источников рекламы;
• вести учет клиентской базы, где очень удобно хранятся все данные по клиентам;
• структурировать клиентскую базу по дням рождениям, событиям сделкам, продуктам, и многим другим параметрам, что позволяет повысить процент дополнительных и повторных продаж;
• писать E-mail, отправлять СМС и осуществлять звонки через сервис;
• передавать клиента другому менеджеру несколькими нажатиями мыши;
• создавать групповые или индивидуальные обсуждения;
• и многое другое.

D этой системе очень много функций для автоматизации бизнеса, но это основные которые помогут менеджеру по продажам повысить объем сделок.

Просто пишешь задачи на день и потом ставишь галочки что выполнил! Её можно установить на телефон и компьютер, они будут между собой синхронизироваться через интернет.

Что она может:

• Скриншот всего экрана.
• Скриншот определенной области экрана.
• В нужном месте написать свой комментарий.
• Нарисовать что-то карандашом.
• Выделить какой-то объект прямоугольником или овалом.
• Удобные стрелки.
• Размыть какую-то часть скриншота.
• Любой из этих элементов увеличивается или уменьшается по размеру и можно менять их цвет.
• Очень удобный маркер номеров. Кружок с цифрой внутри при нажатии подставляет следующий порядковый номер начиная с «1».
• Сохраняет скриншоты в папку на компьютере.
• В момент когда вы сохранили скриншот, программа загружает его к себе на сервер и записывает ссылку на этот скриншот в ваш буфер обмена, после чего простой командойCtrl+V Вы вставляете этот скриншот в любую беседу или письмо.

Вы создаете таблицу отправляете ссылку коллегам и в режиме онлайн сразу несколько человек может с ней работать и редактировать ее. Вы будете видеть какие ячейки редактируют ваши коллеги.

Очень удобно использовать для ведения аналитики, один раз отправив ссылку директору и у него в любой момент есть доступ к актуальным данным. Можно составлять проекты и даже вести базу клиентов на начальном этапе. Работает этот сервис через Google Диск.