Полезные советы для работы в офисе

Москва, 29 августа — «Вести. Экономика». Не важно, работаете ли вы в офисе пять дней в неделю или развиваете свой собственный бизнес, в определенные моменты у вас возникнет необходимость и желание повысить собственную продуктивности. Для многих людей это ежедневная и изнурительная работа. Однако есть несколько способов, с помощью которых вы сможете работать более эффективно.1. Следите за временем

Если вы будете следить за временем, то это позволит лучше понять. Сколько вам требуется на выполнение того или иного задания. Вы также будете знать, сколько времени вы потратили впустую — не важно, проговорили ли вы с коллегами на не относящиеся к работе темы или бессмысленно просматривали соцсети. Согласно исследованиям, отслеживание своего времени помогает повысить продуктивность на 27% в среднем. Кроме того, существует множество технических возможностей, позволяющих оптимизировать свое время — например, чтобы не проверять каждые пять минут почту в ожидании важного письма, а установить звуковой сигнал, так чтобы вы знали, когда получаете письмо. Кроме того, существуют различные способы планирования своего времени, напоминалки как в компьютере, так и в телефоне.2. Делайте перерыв каждые 90 минут

Как и большинство людей, мы заняты тем, что по дороге на работу отвечаем на электронные письма или общаемся в соцсетях. Когда у нас выдается свободная минутка, мы тут же берем в руки телефон. И таким образом получается, что мы работает без остановки. Но ни один человек не может выдержать такого напряжения и постоянной работы. Наш организм работает в рамках определенного цикла, который определяется сменой светлого и темного времени суток. Этот цикл влияет и на режим сна. Наш организм переходит от одной 90-минутной фазы к другой. Когда речь заходит о работе, то и здесь важны циклы. Никто не может работать с одинаковой эффективностью все 8 часов. Наш мозг может сосредотачиваться в течение каждых 90-120 минут, а затем ему необходима передышка. Именно поэтому стоит планировать свой день таки образом, чтобы делить его на несколько 90-минутных фаз, в промежутках между которыми вы будете делать небольшой перерыв. Именно такой режим позволит добиться максимальной эффективности.3. Вздремните

Да-да, вы не ошиблись. Согласно исследованиям, 20-минутный сон после обеда может повысить вашу эффективность. Небольшой сон позволит вам освежиться, отдохнуть и перезарядить свой мозг. Кроме того, вы будете чувствовать себя более расслабленным. Такой сон также продлевает жизнь и является профилактикой сердечных приступов.4. Работайте при естественном свете

Согласно исследованиям, существует сильная связь между наличием естественного освещения рабочего помещения и качеством работы, а также качеством сна, активностью и качеством жизни. Согласно исследованиям, те сотрудники, которые работают при естественном освещении, спят на 46 минут дольше, чем те, которые работают при искусственном освещении. Кроме того, такие сотрудники спят более глубоко и качественно и в целом чувствуют себя лучше. Все это, несомненно, оказывает влияние на эффективность рабочего процесса.5. Оцените скорость интернете

Согласно исследованиям, скорость интернета также влияет на уровень эффективности работы. Чем выше скорость интернета, тем выше продуктивность. Это звучит совершенно логично и закономерно. Однако важно уметь использовать это на практике. Подумайте о том, как сильно повысится ваша продуктивность, если вы увеличите скорость интернета. Возможно, вы привыкли ждать несколько секунд, пока загрузится нужная страница. В течение дня эти секунды складываются в минуты. Именно поэтому специалисты рекомендуют работодателям потратиться на повышение скорости интернета в офисе, чтобы повысить продуктивность сотрудников. Если вы работаете из дома, то стоит также рассмотреть возможность купить пакет с более высокой скоростью.6. Дышите свежим воздухом

Исследования доказывают, что человек будет работать намного эффективнее, если он дышит свежим воздухом, если его окружает природа, которая стимулирует творческий подход к работе. К сожалению, в современных городах работа в окружении природы практически невозможна. Тем не менее, всегда есть возможность сделать свою работу чуть ближе к природе. Открывайте окна и дышите свежим воздухом, если есть такая возможность. Офис можно украсить растениями, что не только сделает воздух более свежим, но и снизит уровень стресса.7. Планируйте свой день накануне

Планирование дня позволяет оптимизировать время, которое вы потратите на решение определенных задач. Запишите накануне те дела, которые вам необходимо сделать завтра. И когда вы выполните их, ваше настроение точно улучшится. Кроме того, составление планов на день снижает тревожность и заставляет работать более продуктивно. Это также освобождает время и силы для решения других задач.8. Будьте счастливы

Как показывают исследования, счастливые люди работают более продуктивно. Именно поэтому эксперты советуют обратить внимание на свое эмоциональное состояние. И если оно покажется вам неудовлетворительным, то стоит задуматься о том, что можно сделать для того, чтобы стать немного более счастливым человеком. Радуясь жизни, вы становитесь более продуктивным не только в работе, но и в жизни в целом. Счастливый человек менее подвержен стрессам, а соответственно, у него остается больше сил для выполнения своей работы. Счастливый человек более творчески подходит к решению даже самых банальных задач.9. Избегайте плохих новостей

Если вы живете с постоянно включенным телевизором, то это означает, что вы постоянно слушаете новости, а они редко когда бывают хорошими. Постоянный новостной поток оказывает влияние на ваше эмоциональное состояние, а это, в свою очередь, отражается на вашей продуктивности. Поэтому вместо того, чтобы смотреть новости, вы можете почитать книгу, сделать небольшую зарядку или просто совершить небольшую прогулку, чтобы подышать свежим воздухом.10. Обедайте в компании друзей

Согласно исследованиям, те люди, которые обеденный перерыв проводили со своими друзьями, оказались на 36% более эффективными, чем те, кто обедали в одиночестве. Кроме того, такие люди были на 30% меньше подвержены стрессам. Эксперты отмечают, что общение с приятными людьми снижает эмоциональное напряжение, позволяет посмотреть на свои проблемы под другим углом. Если же вы фрилансер и работаете из дома, то стоит задуматься о том, чтобы хотя бы иногда выбираться из дома и встречаться с друзьями.11. Посмотрите видео на YouTube

Согласно исследованию Мельбурнского университета, иногда полезно немного полениться на рабочем месте. Исследование показало, что те, кто позволяет себе иногда отвлекаться от рабочего процесса, оказываются более продуктивными. Когда люди чувствуют, что больше не могут сосредоточиться на выполнении рабочих задач, они начинают отвлекаться. Поэтому эксперты советуют делать небольшие перерывы, во время которых можно посмотреть видео на youtube, никак не связанное с работой. В конечном итоге, такие перерывы приведут к повышенной продуктивности.12. Измените температуру воздуха

Согласно исследованиям, оптимальная температура воздуха для продуктивной работы в офисе — от 21 до 22 градусов по шкале Цельсия. Такие результаты получили ученые Технологического университета Хельсинки. Согласно исследованиям, сотрудники, которые работают в условиях более низкой температуры, делают больше ошибок. Также больше ошибок совершают и те, кто работает при более высокой температуре. Поэтому проверьте температуру воздуха в помещении и измените настройки кондиционера или обогревателя.13. Избавьтесь от хлама

Ученые Принстонского университета пришли к выводу о том, что избыток ненужного хлама приводит к снижению продуктивности. Наш мозг отвлекается на ненужные вещи, что препятствует выполнению необходимых задач. Поэтому эксперты советуют держать рабочее место в чистоте, а кроме того, все вещи должны лежать на своих местах, чтобы не отвлекаться на долгие поиски нужной вещи. Ментальный хлам также мешает продуктивности. Эксперты советуют не просто составлять список дел, а составлять его с учетом приоритетов, выделяя те задания, которые необходимо сделать в первую очередь.14. Работайте над одной задачей

Нашему мозгу сложно выполнять сразу несколько задач, поэтому эксперты советуют сосредоточиться на выполнении одного задания и только после этого переходить к следующему. Это позволит повысить эффективность, так как если вы будете метаться между разными заданиями, высока вероятность того, что ни одно из них в итоге не будет выполнено так качественно, как хотелось бы, так как при таком режиме вы с большей вероятностью будете упускать из внимания важные детали.15. Слушайте музыку

Шум может отвлекать вас. Однако звуки музыки стимулируют продуктивность. Музыка способствует повышенной концентрации внимания на решении рабочих задач. Эксперты советуют выбирать инструментальную музыку, чтобы не отвлекаться на текст.

Как работать за грязным столом или когда на рабочем месте творится настоящий хаос? Вот несколько идей для офиса:как превратить офис в место, где хочется работать и становиться продуктивнее от Yaware тайм трекер.

Интеллектуальные устройства облегчают нашу жизнь, но их кабели действуют как раз наоборот — и в результате наши столы часто оказываются больше похожими на дикие джунгли.

Зажимы бывают разных размеров, поэтому вы можете приобрести те, которые подходят по толщине вашим кабелям. Прикрепите их к столу и протяните кабельную головку, примерно так:

Хотя мы пытаемся украсить наши тусклые офисы яркими картинами и поделками, отчаянные попытки самоделки часто терпят неудачу. Вместо этого попробуйте ухаживать за офисным флорариумом.

Даже обычный непривередливый кактус — приятное дополнение к любому рабочему месту, да и как вы можете сказать «нет» своему личному маленькому другу? Да так даже на работу ходить каждый день становится интереснее!

Университет Эксетера провел исследование в 2013 году на выставке цветов в Челси и выявил некоторые довольно интересные факты: офисные цветы повысили общее самочувствие персонала на 47%, улучшили творческий потенциал на 45% и увеличили производительность на 38%.

Другое исследование, проведенное Техасским университетом, обнаружило, что люди, окруженные зеленью, генерировали на 15% больше идей.

Всё еще не уверены, стоит ли приобрести растение прямо сейчас? А знаете ли вы, что они помогают снизить умственную усталость, повысить внимательность и снизить артериальное давление?

Выбор, конечно же за вами, но мы считаем эту идею для улучшения работы самой простой и универсальной.

Обезвоживание — это очень серьезная проблема для здоровья, которая оказывает большее влияние, чем мы думаем: если вы не получаете достаточно воды, вы можете чувствовать сонливость, вялость, растерянность, раздражительность и головокружение.

Если вы являетесь работодателем, то держите воду включенной или подумайте о других забавных, простых способах увлажнить и зарядить ваш персонал. Поставляйте свежие фрукты, многоразовые бутылки или даже энергетические напитки в холодильник (если вы чувствуете себя щедрым). Даже офисный бойлер (желательно, наполненный) — уже большой шаг к улучшению самочувствия персонала.

Самые дешевые офисные стулья — это, как правило, боль в заднице (в прямом и переносном смысле). Иногда повысить производительность так же просто, как заменить холодные, жесткие сидения  на более удобные мягкие стулья.

Как часто вы пытались сосредоточиться, только чтобы понять, что вы не можете, потому что вам просто не комфортно?

Для тех кто искал как улучшить работу в офисе оригинальным методом:

Популярным методом в США для повышения продуктивности является резиновая утка на рабочем столе. Такую “фишку” используют многие программисты  для решения проблем: они объясняют каждую строку кода, которую они создали, своей утке. В ходе размышлений вслух они наталкиваются на проблему, которая мешает нормальной работе программы.

Возможно, вы не разработчик — но резиновая утка на столе все еще может быть полезна.

Мало того, что это делает рабочий стол чуточку веселее, но в случае, если вы чувствуете себя застрявшими, разбитыми или растерянными, вы можете взять ее и поболтать с ней.

Вместо того, чтобы терять ручки в одном из ваших жалких бездонных ящиков для шкафов, храните их в банке Pringles (конечно, сначала промойте ее водой).

Конечно, можно использовать любые другие удобные для вас органайзеры — главное, чтобы всё было под рукой.

Доктор Крейг Найт изучал психологию рабочей среды в течение 12 лет. Найт говорит: «Если вы обогащаете пространство, люди чувствуют себя намного счастливее и работают лучше; один из лучших способов сделать это —  искусство».

Deutsche Bank имеет более 900 офисов, разбросанных по 40 странам мира; они владеют 60 000 произведений искусства. У них даже есть глобальный руководитель искусства!

Возможно, у вас нет средств, чтобы тратить деньги на оригинальные произведения Моне, но выбор великого искусства не обязательно должен быть дорогим. Используйте теорию цвета, чтобы подчеркнуть «позитивную атмосферу» — вы даже можете провести веселый урок рисования в масштабах всей компании и повесить результаты на стену.

В некоторых офисах, есть большие конференц-залы с причудливыми, откидными стульями. Но знаете ли вы, что встречи на самом деле ужасное время и пустая трата денег?

На совещания тратят более 37 миллиардов долларов в год, и около 15% коллективного времени компании приходится на собрания. Менеджеры — люди, которым часто приходится выполнять большую часть работы, — находятся большую часть своего времени запертыми на обязательных собраниях.

Не делайте этого с вашими сотрудниками. Вместо того, чтобы пытаться создать уютную атмосферу на собраниях, займите их делом.

Дайте им время сделать то, за что вы им платите, — если вам абсолютно необходимо провести собрание, чтобы поделиться множеством полезной информации — сделайте это быстро. Таким образом, вы скажете всё, что хотели, и каждый сможет вернуться к реальной работе.

Советы (физические, а не групповые, полные инвесторов и настойчивых заинтересованных сторон) чрезвычайно универсальны. Одна компания повесила доску в центре своего офиса и позволяла людям анонимно писать вопросы и слова поддержки на заметках.

Если вы ненавидите ужасную атмосферу картин, то этот вариант будет отличным способом добавить много цвета в простую комнату.

Вы можете использовать пробковую доску в своем личном рабочем пространстве, чтобы повесить важные квитанции и отслеживать заказы или предстоящие звонки.

Или, если вы часто используете офисные инструменты — например, кусачки, ножницы, небольшие рулоны ленты и степлеры, — вы можете держать их на крючках на металлическом перфорированной доске (Ikea продает этот инструмент всего за 9 долларов). Это обеспечивает им легкий доступ и не дает им занимать слишком много места на вашем столе.

Если вы дружелюбный, доверчивый работодатель, который позволяет вашим сотрудникам одалживать вещи из офиса, вы всегда можете использовать его для этих целей.

Если вашему офису нравится веселиться или вы работаете в издательстве, вы также можете использовать контейнер как временную библиотеку. Положите книги в контейнер и дайте своим сотрудникам свободу брать их для вдохновения или во время перерыва. Будьте осторожны — просто убедитесь, что они всегда возвращают их, когда закончили!

Если у вас есть склонность накапливать документы — даже когда они не столь важны — храните их отдельно. Вместо того, чтобы заставлять себя решать все сразу, вы можете выбросить его в корзину для последующей обработки.

Это было бы идеальным решением для хранения неоткрытых конвертов, рукописных заметок, квитанций, недоделанных каракулей — в конце каждого квартала (или каждый месяц, как пожелаете) вы можете сортировать их и выбрасывать все ненужные.

Техника Pomodoro уникальна, потому что это одна из немногих тактик производительности, которая действительно работает. Он был создан итальянцем по имени Франческо Чирилло (вероятно, вот почему таймер почти всегда имеет форму помидора?) И в основном утверждает, что люди, естественно, имеют короткие интервалы внимания.

Довольно просто, правда?

Люди ужасно концентрируются на длинных проектах, поэтому вместо этого сосредотачивайтесь на том, чтобы делать вещи с 25-минутными интервалами. Установите часы на 25 минут, а затем сделайте 5-минутный перерыв. После четырех из этих сессий (почти 2 часа продуктивности!) Вы получили право на 20-минутный перерыв.

Синий свет — это высокотемпературное освещение, которое использовалось в Японии в положительных целях, что привело к значительным результатам — внедрение этих простых ламп на вокзалах значительно снизило уровень самоубийств. А еще они улучшают производительность и концентрацию почти на 37%.

Высокотемпературное освещение не всегда должно быть синим — если у вас в офисе много окон, то ваша проблема решена.

Но если вы этого не сделаете, то лампочки, имитирующие дневной свет, могут помочь создать ощущение благополучия. Кроме того, они подавляют мелатонин, нейрохимическое вещество, которое помогает вам чувствовать сонливость.

Эфирные масла все еще в моде. И да, это правда, что ограниченная ароматерапия оказывает положительное влияние на производительность, концентрацию и благополучие.

Вы можете купить маленький диффузор, и разместить его на своем столе, если ваши соседи не возражают. Одними из лучших ароматов для работы являются мята, лимон и жасмин.

По одному в каждой руке, верно? Разве не так все сейчас делают?

Все шутки в сторону — спиннеры, игрушки и головоломки — хороший способ отвлечься от скучных, однообразных заданий на несколько минут. Все таки спиннеры были изобретены с благими намерениями — в конце концов, игрушки для стресса известны в течение многих лет.

Было показано, что небольшие повторяющиеся действия повышают уровень нейротрансмиттеров таким образом, что фактически увеличивает нашу концентрацию — поэтому, когда вы жуете жвачку, кусаете ручку или рисуете во время семинара, вы можете чувствовать себя более сосредоточенным.