Полезные советы при работе с outlook
С помощью Outlook можно отправлять и получать сообщения, вести календарь, сохранять имена и номера контактов, а также отслеживать задачи. Но даже если вы пользуетесь Outlook каждый день, возможно, вы не знаете о некоторых его возможностях, которые помогут вам работать еще эффективнее.
Забыли вложить файл?
Outlook не может напоминать вам о задачах или встречах, которые вы забыли записать, но может останавливать отправку сообщений без вложений. Если в вашем сообщении есть слова attachment («вложение») или attached («вложено»), а вы пытаетесь отправить его без вложения, Outlook напомнит вам о необходимости вложить файл. Вы можете приостановить отправку, вложить файл и отправить сообщение. Другие полезные советы по работе с вложениями вы найдете в статье Вложение файлов и вставка изображений в сообщения электронной почты в Outlook.
Не опаздывайте на рейсы
Если вы получили письмо о бронировании рейса, гостиницы или автомобиля, Outlook автоматически добавит в ваш календарь сведения о номерах для подтверждения или отслеживания и даже ссылки. К сожалению, Outlook пока не может рассчитать время в пути до аэропорта, поэтому не забудьте проверить, нет ли пробок.
Узнайте, как автоматически добавлять сведения о рейсах и посылках в календарь.
Игнорируйте беседы
Вам никогда не приходилось читать беседы, которые лучше было бы проигнорировать? Если вы работаете в крупной компании, кто-то мог добавить вас в список рассылки без вашего ведома. Смешную (и немного неприятную) историю об этом вы найдете в блоге группы Exchange. Вместо того, чтобы удалять все сообщения в беседе по мере их поступления, вы можете пропустить всю беседу. Все сообщения беседы будут перемещены в папку «Удаленные», а последующие письма будут сразу доставляться в нее. Хотите узнать больше? См. статью Игнорирование всех сообщений электронной почты в беседе.
Не пропускайте важных писем
Возможно, вы с нетерпением ждете письмо о принятии на работу, уведомление о начале продаж билетов на концерт или сообщение от начальника. Также возможно, что ваша работа мешает вам часами гипнотизировать список сообщений Outlook.
Положитесь на оповещения Outlook: они сообщат вам о том, что входящее сообщение соответствует определенным условиям. Они будут выводиться поверх всех открытых приложений, поэтому вы ни в коем случае не пропустите письмо. Дополнительные сведения об оповещениях см. в статье Включение и отключение оповещений о новых сообщениях.
Очистка папки
В вашей папке «Входящие» есть беседы с десятками или даже сотнями сообщений? Скорее всего, множество из них являются почти полными дубликатами. Вы ознакомились с ними, отреагировали на них, но не удалили.
Кнопка «Очистить» позволяет удалить большинство таких сообщений, оставив только непрочитанные письма и сообщения с уникальными сведениями. Попробуйте эту функцию и убедитесь в том, насколько лучше станет выглядеть ваш почтовый ящик. Узнайте больше об очистке папок и бесед…
Открытие нескольких окон Outlook
Вам когда-нибудь требовалось быстро переключаться между почтовым ящиком и календарем или просматривать их рядом? Переключиться между представлениями «Почта», «Люди», «Календарь», «Задачи», «Заметки», «Папки», «Ярлыки» и «Надстройки» очень просто. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку на панели навигации.
Если вы хотите открыть представление в новом окне Outlook, щелкните кнопку правой кнопкой мыши и выберите Открыть в новом окне.
@упоминания
Вы когда-нибудь отправляли сообщение десятку коллег, хотя вам требовался ответ только нескольких из них? Возможно, вы выделяли их имена полужирным шрифтом, подчеркиванием или яркими цветами. Теперь у вас появилась еще одна возможность.
Введите @ перед именем коллеги, и произойдет несколько вещей:
Пользователь автоматически добавится в строку «Кому» сообщения.
Его имя будет выделено в тексте сообщения.
При получении сообщения он увидит символ @ в списке сообщений, что говорит о том, что вы упомянули его имя.
Хотите поделиться своими советами?
Возможности Outlook практически безграничны. Он отлично справляется с управлением контактами, созданием и назначением задач, печатью привлекательных почтовых наклеек, а также ведением расписания. Мы уверены, что у вас есть свои собственные советы и рекомендации, которыми было бы полезно поделиться с миром. Оставьте свой комментарий и расскажите о том, что еще можно делать с помощью Outlook.
Если вы хотите открыть представление в новом окне Outlook, щелкните кнопку правой кнопкой мыши и выберите Открыть в новом окне.
Источник
Эти хитрости помогут справиться с любым объёмом писем.
Outlook — это мощнейший инструмент для работы с электронной почтой, который уделывает веб-версию Gmail. Вот несколько неочевидных возможностей этого монстра, которые могут вам пригодиться.
1. Предварительный просмотр писем
В списке сообщений доступен предпросмотр каждого письма. Вы видите адрес отправителя, тему и первую строку основного текста. Последний параметр можно настроить. Для этого откройте вкладку «Вид», найдите кнопку «Просмотр сообщения» и выберите нужное количество строк. Можете при желании и вовсе отключить просмотр, чтобы сэкономить место. Outlook также спросит, хотите вы применить настройку только к этой папке или ко всем почтовым ящикам.
2. Основной почтовый ящик
Если у вас несколько учётных записей в Outlook, можно выбрать одну в качестве основной, чтобы соответствующая папка открывалась при запуске почты. Для этого нажмите «Файл» → «Параметры» и в появившемся окне выберите на панели слева вкладку «Дополнительно».
В разделе «Начало и завершение работы с Outlook кликните на кнопку «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите нужную учётную запись и выберите «Входящие» или другую необходимую папку. Теперь она будет открываться, когда вы начинаете работу с Outlook.
3. Папки поиска
Если вы часто ищете письма, вбивая в строку поиска одни и те же слова и выражения, можно упростить себе задачу. Outlook поддерживает папки поиска, или смарт-папки. Настройте их, и сможете забыть о ручной сортировке корреспонденции.
Перейдите на вкладку «Папка» → «Создать папку поиска». В появившемся окне можно выбрать папку поиска из шаблонов, предоставляемых Outlook, или создать собственную самостоятельно. Например, папка поиска «Непрочитанные письма» будет показывать все сообщения, которые вы не открывали, независимо от того, где они находятся и каким учётным записям принадлежат. Письма не будут никуда перемещаться: в поисковых папках отображаются только ссылки на них.
Если шаблоны Outlook вас не устраивают, выберите «Создание настраиваемой папки поиска» в нижней части списка. Нажмите «Выбрать». Затем введите имя для папки, нажмите «Условия» и укажите, по каким критериям нужно отбирать в неё сообщения.
4. Очистка папок
Эта функция удаляет избыточные сообщения в выбранной папке. Под избыточными понимаются цитируемые копии ваших писем. Чтобы проверить работу функции в действии, щёлкните правой кнопкой мыши по папке, в которой скопились повторы и копии сообщений, и выберите «Очистить папку».
Вы можете указать, какие сообщения считать избыточными. Для этого выберите «Файл» → «Параметры» → «Почта» → «Очистка беседы». Здесь можно настроить очистку так, чтобы она не затрагивала важные или отмеченные вами сообщения, а также выбрать, в какую папку перемещать ненужные письма. По умолчанию они пересылаются в папку «Удалённые» той учётной записи, к которой принадлежат.
5. Отложенная доставка
Эта функция позволяет написать письмо сейчас, а отправить его позже. Просто указываете время отправки и забываете о письме — оно дойдёт без вашего участия. Такой возможностью гордится Gmail со своим новым интерфейсом, но она есть и в Outlook.
Напишите новое письмо, укажите адресата и тему, как обычно. Затем нажмите кнопку «Параметры» в окне сообщения и выберите «Задержка доставки». В открывшемся окне установите флажок «Не доставлять до» и укажите дату и время. Можно установить и другие параметры. Например, пометить сообщение как важное или переслать его копию по другому адресу.
Outlook сохраняет запланированные к отправке сообщения в папке «Исходящие», пока они не будут отправлены. Затем письма переместятся в папку «Отправлено».
Если вам нужно отменить задержку доставки или изменить дату и время отправки, откройте папку «Исходящие» и отыщите там своё сообщение. Нажмите «Задержка доставки» на вкладке «Параметры» и измените дату и время в поле «Не доставлять до». Или снимите флажок, чтобы отключить задержку доставки.
6. Быстрые действия
В умелых руках это невероятно мощный инструмент, который поможет справиться с большими объёмами корреспонденции. Функция «Быстрые действия» позволяет автоматизировать любую последовательность действий и выполнять их одним щелчком.
На вкладке «Главная» найдите кнопку «Быстрые действия». Здесь представлено несколько шаблонов, но вы можете сделать и собственные. Для этого нажмите на «Создать новое» в разделе «Быстрые действия» и задайте имя. Затем, нажимая на кнопку «Действия», выберите те операции, которые хотите выполнить, шаг за шагом. Быстрое действие можно будет сохранить на панели инструментов или назначить ему комбинацию горячих клавиш.
Например, можно создать быстрое действие, чтобы переместить выбранные сообщения в определённую папку и пометить их как прочитанные. Или массово ответить своим собеседникам, создав в календаре напоминания о встрече с ними. Включите фантазию.
7. Окна Outlook
Вы можете открыть одновременно несколько окон Outlook. Это позволит просматривать электронную почту, календарь и задачи на большом мониторе, не используя кнопки навигации для переключения между почтой и календарём.
Сделать это очень просто. Щёлкните правой кнопкой мыши по значку открытого почтового клиента в панели задач и в появившемся меню выберите Outlook. Откроется второе окно. Когда будете закрывать почтовый клиент, перейдите в «Файл» → «Выход» в любом из открытых окон, не нажимая кнопку закрытия окна в верхнем правом углу. При следующем запуске Outlook откроется с тем же количеством окон.
8. Правила
Эта функция позволяет автоматически совершать определённые действия с новой почтой. Нажмите «Правила» на вкладке «Главная» и выберите «Управление правилами и оповещениями». Здесь вы сможете создавать, изменять и вручную запускать их.
Щёлкните «Создать правило», а затем установите свои настройки в появившемся окне. Можно указать приложению, чтобы оно подавало определённый звуковой сигнал, отображало оповещение и переносило в нужную папку письма, соответствующие тем или иным критериям.
9. Имена учётных записей
По умолчанию в качестве имени учётной записи в Outlook используется ваш email, но имя аккаунта можно и изменить. При этом на сервере вашего провайдера электронной почты он останется прежним, поэтому можно называть свои почтовые ящики по их содержанию: «Работа», «Дом» и так далее.
Чтобы изменить имя аккаунта, кликните правой кнопкой мыши на учётной записи (панель слева) и выберите «Свойства учётной записи». Или перейдите в «Файл» → «Сведения». Затем откройте «Настройки учётной записи», выберите учётку, имя которой вы хотите поменять, и нажмите «Изменить». Введите новое имя, затем нажмите «Далее» и «Готово».
10. Командная строка
Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:
- outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
- outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
- outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
- outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.
Если вы знаете ещё какие-нибудь крутые фишки Outlook, поделитесь в комментариях.
Читайте также
- Как автоматизировать работу с почтой и не страдать от сотен входящих →
- 9 сервисов временной электронной почты →
- Самый быстрый и безопасный способ отписаться от почтовых рассылок →
Источник
Здравствуйте, друзья!
Поговорим о поиске в Outlook. Как же быстро найти нужную информацию? Письмо, вложение, человека? Какие есть способы и секреты?
У Microsoft имеется публикация о базовом использовании поиска. Я расскажу о своём опыте.
В первую очередь, чтобы поиск был эффективным и мгновенным — крайне желательно, чтобы ваш почтовый ящик имел локальную копию. Это называют «кэш». Или OST файл. Это файл, расположенный на внутреннем, локальном диске компьютера. Поиск на локальном диске работает значительно быстрее, чем через подключение онлайн. Проверьте, настроен ли у вас OST файл. Для этого зайдите в настройку:
Файл -> Настройка учётных записей:
Выделите имя учётной записи и нажмите «Изменить»:
Проверьте наличие галочки «Использовать режим кэширования Exchange»:
Проверьте/включите индексацию
Индексация помогает искать данные «мгновенно».
Проверьте состояние индексации поиска. Зайдите в Файл -> Параметры -> Поиск, параметры индексирования:
Убедитесь, что Microsoft Outlook находится среди индексируемых расположений. И в том, что индексирование завершено.
Зачастую не лишним будет пересоздать индекс (rebuild). Для этого нажмите «Дополнительно» и «Пересоздать».
Картинка из английской версии. Но кнопка находится там же.
Настройте опции поиска
Там же: Файл -> Параметры -> Поиск:
Грамотно используйте поле поиска
Начинаем искать! 🙂 В поле «Поиск» напишите ключевое слово или фамилию адресата, от которого или которому было направлено письмо.
Результаты поиска будут подсвечены жёлтым (цвет можно изменить на предыдущем этапе).
Можно расширить поиск. Уточните где искать — только в этом почтовом ящике или везде где только можно (если подключено несколько ящиков и ещё архивы почты):
Кнопки поиска — в помощь
Если поставить курсор в поле поиска — появится панель «Поиск». Используйте предложенные кнопки для уточнения поиска:
Обратите внимание — если встать не на папку «Входящие», а на папку «Отправленные» — кнопки поиска изменятся на более логичные для данной папки:
Кнопки изменились, при переходе в «Отправленные»
Фильтр почты
В основном окне Outlook есть очень простая кнопка для простого и быстрого поиска. «Фильтр почты». Возможностей фильтра может хватить для большинства простых случаев. Найти все письма с вложениями, за определённый промежуток времени или отправленные лично вам. Не нужно набирать никакой текст ни в каком поле:
Используя «Другие фильтры» можно сузить поиск
Используйте сортировку по колонкам
Щелчок по колонке отсортирует письма по этому полю. Встаньте в область письма мышью и набирайте на клавиатуре начало фамилии (если сортируете по полю «Кому) или слово, содержащееся в теме письма (если сортируете по «Теме»):
Используйте группировку
«Показывать как беседы» — это отличная настройка, позволяет находить переписку по определённой теме из всех папок, раскрывая «Беседу».
«Отображать в группах» — позволяет сгруппировать письма по одному из параметров. «Дата», «Кому» и т. д.
Папки поиска
Эти смарт-папки — это бомбический лайфхак! Поиск уже сделан за нас! Нужно просто посмотреть внутрь папки. Создайте нужную вам папку поиска, например, как у меня — «Все письма от и кому«. Такая папка покажет сразу всю переписку конкретным человеком:
Мои папки поиска
Раздел этих папок находится в самом низу после всех разделов Outlook слева. Папки поиска можно создавать по очень разным параметрам, заготовленным для вас или тонко настроить. Нажмите правой кнопкой на разделе «Папки поиска», выберите «Создать папку поиска». На картинке показан вариант создания папки, содержащей переписку с указанными адресатами:
Создание папки поиска «Переписка с указанными адресатами»
Поиск связанных сообщений в беседе
Это одна из моих любимых фишек. Правой кнопкой щёлкаем на письме — и выбираем «Найти связанные сообщения в этой беседе». Просто попробуйте! Будет показана вся переписка по ключевому слову темы выбранного письма:
Поиск людей — контактов
С этим всё просто, но почему-то мало кто пользуется этим полем. Просто напишите имя или фамилию в поле, находящемся над значком адресной книги:
Быстрый поиск контактов в адресной книге
Конечно, это не все секреты поиска. Напишите в комментариях о своих секретах.
????Донат на поддержку канала..
***
Другие статьи канала на тему Outlook:
Продуктивной и суперскоростной работы вам!
Поддержите канал «лайком» и поделитесь ссылкой на статью, если она вам понравилась. И добро пожаловать в комментарии.
***
Искренне ваш,
© Иван С.
канал #мудрости
Источник
15834
Электронная почта – это основополагающая составляющая современного делового мира. Она снимает с нас необходимость пользоваться телефоном и придает нашим коммуникациям скорость света. Она предоставляет широкие возможности детально рассматривать наши рабочие проекты, вопросы, ответы, мнения, запросы и отзывы, что является ключом к улучшению коммуникаций.
Кроме того, с помощью современной электронной почты можно видеть развитие беседы без необходимости перебирать горы отдельных сообщений. И все же, многие не используют все возможности своих почтовых систем. Конечно, все знают, как отправлять сообщения, устанавливать пометки к действиям, блокировать время в своих календарях и настраивать уведомления, однако есть еще много великолепных функций и фишек, о которых вы можете не знать, и которые способны преобразовать способ вашего пользования электронной почтой. Давайте взглянем на них:
- Отправка в будущем/задержка доставки: Если у вас есть новости, которыми вы не хотите делиться прямо сейчас, или проект в стадии готовности, но вы не хотите отправлять его слишком рано – функция задержки доставки позволит вам распространять сообщения по вашему собственному графику.
- Группировка сообщений: Для продвинутых пользователей электронной почты, возможность группировать сообщения в беседы по конкретным темам может помочь отслеживать почту, оставаться в курсе дел и работать более эффективно.
- Условное форматирование: Как и группировка сообщений, условное форматирование поможет вам организовать свою переписку и оставаться сконцентрированным на наиболее важных темах. Однако, в отличие от группировки всех сообщений в одну ветку, которую можно быстро охватить одним взглядом, условное форматирование просто отображает сообщения, соответствующие выбранным критериям со шрифтом и цветом по вашему выбору.
- Правила: Еще одна организационная функция, Правила, позволяет создавать настройки для автоматизированной обработки сообщений определенным образом. Некоторые системы могут проверять отправителя, получателя, размер сообщения, дату и многое другое. Таким образом, вы никогда не пропустите письмо от своего начальника и от наиболее важного клиента; сообщения с тяжелыми вложениями могут быть отмечены специальным знаком, и так далее.
- Почтовое сообщение в СМС: В тех случаях, когда вам нужно ответить незамедлительно, или нужно связаться с тем, у кого может не оказаться доступа к электронной почте, СМС может быть лучшим решением. Некоторые поставщики электронной почты предлагают эту функциональность, а некоторые нет. Если вы работаете с поставщиком, который предоставляет такую возможность, вы сможете быстро передавать срочные сообщения. Только будьте внимательны и предупредите об использовании этой функции своих получателей – мало кто будет счастлив получать шквал несрочных сообщения во время встреч или в отпуске, так что используйте эту функцию только в критически важных случаях.
- Уведомления для рабочего стола: Если вы захотите снизить количество отвлекающих факторов на один день или на неопределённое время, можно отключить уведомления для рабочего стола, которые появляются каждый раз, когда в ваш почтовый ящик падает новое сообщение. Это позволит сфокусироваться на текущих задачах. И, наоборот, если вы ждете важное сообщение, которое вам нельзя отложить ни на секунду, вы можете легко включить уведомления для рабочего стола на несколько часов или на более долгое время.
- Шаблоны сообщений: Если вы работаете в должности PR специалиста, менеджера по коммуникациям, представителем сервиса по работе с клиентами или на любой другой позиции, связанной с ответами на запросы информации – шаблоны писем помогут вам быстрее работать над вашими ответами. После создания собственного шаблона, все, что вам нужно сделать, это открыть шаблон, персонализировать его и отправить. Это не только сэкономит ваше время, но и повысит продуктивность. Кроме того, отсутствие необходимости повторять рутинные операции может улучшить ваше удовлетворение работой.
- Сохранение писем в качестве файлов: Если вы захотите сохранить определённые сообщения в той же папке, что и остальную работу по проекту, контракты или другие документы, вы можете просто перетащить ваше сообщение из окна сообщений в папку с файлами. Или же нажать Сохранить как и выбрать сохранение файла в специальной локации. Позже это позволит вам вернуться к сообщению без необходимости копаться в почте.
- Многофункциональные сочетания клавиш: Если ваша почтовая система поддерживает сочетания клавиш, она также может поддерживать многофункциональные сочетания клавиш, которые предоставляют возможность комбинировать несколько сочетаний клавиш в одно быстрое действие. Например, если вы хотите отметить группу сообщение как прочитанные и одновременно переместить их в отдельную папку, или даже пометить письма прочитанными, присвоить им флажки и переслать своей команде, вы можете сделать это при помощь мультифункциональных сочетаний клавиш. Некоторые почтовые системы, поддерживающие многофункциональные сочетания клавиш, позволяют создавать ваши собственные сочетания.
- Автоматическая очистка: Некоторые почтовые системы включают функцию автоматической очистки, которая помогает сохранять пространство и поддерживает ваш почтовый ящик в аккуратности. Некоторые почтовые системы могут анализировать содержимое бесед и обнаруживать повторяющееся содержание. При этом предыдущее сообщение автоматически удаляется — так что вы можете видеть оба сообщения и все комментарии внутри единой почтовой беседы, но при этом ваш почтовый ящик не перегружен одинаковыми сообщениями. Конечно, если кто-то продолжит засорять свой почтовый ящик ненужными сообщениями, вы можете просто заблокировать этого отправителя, используя фильтры «спам» и «нежелательные». Но если вы не хотите навсегда предотвращать контакты от кого-либо по почте, просто выберите отправку определенной беседы прямо в Корзину, нажав кнопку Игнорировать.
- Делегирование доступа: Наконец, если вы собираетесь в длительный творческий отпуск, в декрет или уезжаете в отпуск и не хотите проверять почту даже раз в день или в неделю, но при этом не хотите по возвращение увидеть гору сообщений – вы можете предоставить кому-то з коллег доступ на управление своим почтовым ящиком. Просто посмотрите настройки своей учетной записи. Если в них есть кнопка Делегировать доступ или что-то похожее, вы можете предоставить доступ к вашей почте своему коллеге, который сможет отвечать на сообщения во время вашего отсутствия.
Электронная почта продолжает оставаться важным инструментом в деловом мире и ваше мастерство владения этим инструментом только увеличит вашу ценность как сотрудника. Надеемся, вы возьмете на вооружение одну или несколько из представленных нами функций, и они непременно помогут вам повысить вашу продуктивность.
30.01.2016
Источник