Полезные статьи для работы в офисе

Идея статьи родилась у меня после того, как я решил подсчитать свой опыт наёмной работы в офисах и противопоставить его такой же удалённой работе, приверженцем которой я являюсь и стараюсь всячески её пропагандировать. Офисная работа — это такой сумрак рабочего процесса, через который мы сегодня пробираемся, словно Антон Городецкий в «Дозорах». И чем больше опыт «офисного самурая», чем выше его дан, тем более свободно он перемещается в этой мутной воде и тем счастливее выглядит со стороны.

Старая модель офиса

Дон Дрейпер в разгар рабочего дня в офисе

Посмотрите сериал «Безумцы», который рассказывает про рекламное агентство в годы расцвета рекламного рынка в США в 60-е годы. Люди там работали в огромных пафосных офисах. У каждого достойного была красотка-секретарша, которая заменяла собой смартфон и компьютер с календарём, менеджером задач, текстовым редактором, электронными таблицами, интернетом и вообще всем, что вы делаете сегодня сами. Ещё у них были кабинеты, алкоголь в доступности пары шагов в любой части офиса и многое другое из того, что сегодня утратило смысл.

Офис трансформировался. Вам не нужен больше человек, чтобы помнить о важном, не забывать о встречах и просто выполнять свою работу. Пить в течение рабочего дня стало неприлично. Кабинеты мало у кого есть. Но офис сам по себе остался. Константа «работа — это офис» настолько живуча, что выбить её из голов очень сложно. Этим больны не только пожизненные топ-менеджеры корпораций и «красные директора», но и молодые стартапы, которые первые «посевные» деньги зачем-то сразу тратят на офис, а не на продукт или продажи.

Что делать. Если вы вынуждены работать в офисе и нести всё бремя обязанностей «офисного самурая», то советы ниже вам пригодятся.

Начальник «на упругом»

Вообще любой руководитель постоянно переживает, что работа не будет сделана, и наличие в офисе сотрудников его очень здорово успокаивает. Он, как наседка, собирает своих «цыплят» и обманывается тем, что процессы идут потому, что он рядом. Это не так. Сотрудники одинаково мощно лайкают в Facebook и смотрят YouTube что дома с планшета, что из туалета со смартфона, что с рабочего места.

Что делать. Менять начальника сложно, но вот изменить коммуникацию с ним можно: стать более открытым в отчётности и просто рассказывать без пинка, что вы делаете. Всё это позволит снизить напряжение и сделает его менее «упругим» боссом. Инициируйте утренние летучки на 5 минут, на которых рассказывайте, что вы делаете сегодня и чем это закончится вечером. Напомните свой недельный план по задачам. Спросите совета. Дайте ему ощущение контроля, и он, если он адекватный человек, понемногу начнёт с вас «слезать».

Потом такие вещи нужно просто перевести в утренние Skype-звонки и, возможно, убедить руководителя, что вам удобнее выполнять задачи дома. У меня это неоднократно получалось внедрять.

Корпоративная культура и рабочие часы в офисе

Многие объясняют желание затащить сотрудников в офис наличием некой «корпоративной культуры». Вот классическое определение корпоративной культуры «по книжке».

Корпоративная культура — это совокупность господствующих в организации ценностных представлений, норм и образцов поведения, определяющих смысл и модель деятельности сотрудников независимо от их должностного положения и функциональных обязанностей.

Ни слова про офис, про положение столов, про «с 9 до 6», про совещания с кем попало дни напролёт. Корпоративная культура, по сути, это то, как вы понимаете свою миссию и предназначение того, что делаете, то, как вы говорите с клиентом, насколько этично себя ведёте и как впечатление о вашей компании снаружи совпадает с тем, что происходит внутри. Ничего общего между тем, зачем вас загоняют в офис, и тем, что такое на самом деле корпоративная культура, нет. Никакая дорога по пробкам и обозлённость от поездки в метро в час пик не помогает строить эту самую культуру компании. Сидение с 9 до 6 не есть корпоративная культура. Зависание с коллегами до ночи в Counter Strike не строит корпоративную культуру. Не строит её пиво и пицца. Это просто человеческие отношения, но никакая не культура. И уж точно не корпоративная культура.

Корпоративная мудрость в комиксах Dilbert

Что делать. Если вы хотите постоянно или периодически работать удалённо, то не принимайте как причину отказа фразу: «Это у нас такая корпоративная культура». Когда мне такое говорят, я слышу что-то типа: «Я просто тебе не доверяю и хочу за тобой присматривать. Но не переживай, не только тебе, но и всем тут. Так что жду в 9:00, и чтобы без опозданий!» Вы можете постараться выстроить доверие своими успехами и постоянными своевременными коммуникациями, в которых вы являетесь инициатором, или же немедленно покинуть место, в котором вам настолько не доверяют.

Шум и разговоры коллег

Чем более открыты и добродушны ваши коллеги, тем больше они делятся с вами своими переживаниями. Меньшую долю в них занимают разговоры о работе. Признаюсь, мне это очень мешает работать. Кого-то это неимоверно бесит. Я спрашивал.

Что делать. Перенесите казуальные обсуждения в групповой чат типа Telegram, Skype или Slack. Отключите уведомления для всех сообщений и включите их только для случаев, если упоминается ваше имя (это позволяют сделать все перечисленные мной мессенджеры). Приучите взаимодействовать с вами отложенно и переносите все обсуждения на совместный обед или на вечер после работы (если у вас нет занятий поинтереснее). Это не просто упорядочивание связей, но и ещё один шаг к удалённой работе в будущем.

Обед или бизнес-ланч

Несмотря на то, что обедать советуют не одному, я предпочитаю делать это именно так. Причина не в том, что мне не интересно, о чём говорят коллеги, а в том, что мне действительно нужно обдумать первую половину дня и решить, что я буду делать во второй. Этот час я всегда оставляю себе. Иногда делаю исключения, когда есть желание обсудить новый фильм или что-то ещё. Но главная проблема с офисными бизнес-ланчами в том, что вы едите, скорее всего, то, что кто-то в ресторане не доел вчера, и сегодня вам это вынесли в виде котлет или солянки. Не верите? Спросите знакомого ресторатора или того, кто работал в общепите. 🙂 А ещё офисный обед редко помещается в отведённый ему час, и дорога туда-сюда, ожидание еды, оплата и просто коллективный сбор на него отнимают слишком много времени.

Что делать. Если вы всё ещё постоянно в офисе, то выработайте свои привычки и следуйте им. А ещё знайте, что обед при работе дома занимает обычно всегда менее часа, даже если вы готовите этот обед сами. Приготовить спагетти — это 15–20 минут, овощной суп — 20 минут, сэндвич с курицей — 10 минут. И всё это свежая сегодняшняя еда, причём в 2–3 раза дешевле и вкуснее.

Неудобная мебель, техника и всё такое

Только серьёзные компании могут позволить себе купить для вас эргономичный стул, удобный стол, хорошую технику. На большинстве моих работ это были раздолбанные стулья, которые получает каждый новичок (лучшее всегда до вашего прихода забирают себе старожилы), компьютеры, которые меня бесили своим уродством и наличием на них ОС Windows…

Что делать. Купите себе в офис удобный стул за свои деньги. Почему вы годами страдаете от ужасной мебели, если это ваша спина и ваше тело? Как вы себе объясняете эти мучения? Предложите свой удобный ноутбук в качестве офисного компьютера: VPN, шифрование HDD/SSD и многое другое делают это безопасным для компании, и вы сможете забирать его домой. Это докажет вашу лояльность, а также обеспечит вам готовый инструмент для работы дома — ещё один шаг к удалённой работе. И не экономьте на домашнем офисе и купите туда всё самое лучшее. Я всегда так делаю.

Посетители и время, затрачиваемое на их приём

Если вы работали с большой компанией как подрядчик и посещали эти монструозные офисные здания, то знаете, сколько времени это забирает. Обычно всё происходит так:

1. Вы добираетесь в БЦ по пробкам.
2. Ищете парковку ещё 15–20 минут.
3. Ждёте в холле БЦ, пока вам выпишут пропуск или дозвонятся тому, кто вас пригласил.
4. Потом вы ждёте, пока он/она за вами спустится. Иногда это может длиться 10–20 минут и более.
5. Вас сажают в переговорку, предлагают кофе/чай/виски и в это время собирают всех причастных. А они не всегда на месте. Бывает так, что время встречи наступило, а кто-то на другой встрече или на обеде, и все его ждут.
6. Сама встреча.
7. Расшаркивания.
8. Пункты 1 и 2 в обратном порядке.

Такие встречи могут длиться реально полдня!

Что делать. Договоритесь с клиентами о расписании таких встреч заранее. Постарайтесь сделать клиента частью процесса и не оставляйте его нервно дожидаться дедлайна. Он задёргает и вас, и сам изведётся. Пригласите его в вашу систему организации проектов наблюдателем. К примеру, это позволяют «Битрикс24», Basecamp или просто расшаренный и регулярно обновляемый документ Google Docs, в котором можно включить оповещения по почте. Пусть на него вывалится поток писем, который показывает, что все заняты его проектом с максимальной сосредоточенностью. Пустите его в Dropbox, пусть живёт с вами виртуально. И помните, если вы и ваша команда можете настроить работу с нервным удалённым заказчиком должным образом, то и внутри своей компании сделать это — плёвое дело.

Встречи и брейн-шторминги

Люди как компании — у них куча прорывных идей, но почему-то все они лежат в чулане. Но и люди, и компании одержимы созданием всё новых и новых идей вместо того, чтобы реализовать те, что давно придуманы. Для этого руководители постоянно организовывают встречи и обсуждения, постоянно хотят с вами о чём-то поговорить и в разных конфигурациях что-то обсудить. Я не видел более тупых и неэффективных явлений, чем собрание всей компании или целого отдела для «придумывания чего-то нового» или «обмена опытом». Это действительно настоящая катастрофа. Бардак, муть и бессмыслица.

Что делать. Обмен идеями не имеет ничего общего с такими посиделками. Очень дорогими, кстати, если считать затрачиваемые часы всех присутствующих. Например, в рекламных агентствах есть такое понятие, как «креативная пара». Это когда 2–3 человека (обычно конфигурация такая: «нудный менеджер и креативщик» или «нудный менеджер и пара креативщиков») садятся создавать идеи. Это тонко настроенный процесс, который не терпит лишних людей или, боже упаси, всей компании или отдела. Идеи могут создаваться и при Skype-звонке, да и собираться парам совсем не обязательно в офисе. В общем, ведите учёт придуманным и реализованным идеям. Поднимайте вопросы реализации этих самых идей и беритесь за их реализацию. Это самостоятельная работа, для которой нужен полный фокус, и худшее место на земле для этого — офис с его движем.

Работа с другими континентами

Если вы работаете с европейскими партнёрами, то всё немного проще — разница во времени не существенна и не привносит коррективы в вашу работу. Если же вы работаете с США, Австралией или странами Азии, то разница может быть как в несколько часов, так и «у нас день, у них ночь». Это потребует от вас общения с людьми ранним утром или поздним вечером.

Что делать. Опять же не очень понятно, почему вам надо в 7:00 утра мчаться в офис или уходить из него в 23:00 или позже. Я проводил такие звонки из дома утром и продолжал свои дела там же — тратить на дорогу время днём мне не хотелось. Если у вас вечерний созвон, запланируйте совершить его из дома и, когда он закончится, вы уже будете дома, и не придётся ночью до него добираться. Если аргумент вашего босса — «телефон-то в офисе!», то расскажите ему про SIP-телефонию или найдите другое приемлемое решение. Большинство систем связи сегодня имеют веб-шлюзы, открытые протоколы и могут быть доступны на компьютере или смартфоне. Западные коллеги охотно перепрыгивали в Skype, Google Hangout или WebEx, если я просил их об этом. Политика безопасности — это круто, но смартфоны есть у всех. 🙂 И, если им надо вам что-то продать или решить проблему, они будут там, где вы попросите их быть.

Система персональных дел GTD

Никакой хаос не рождает порядок. Если вы хотите завершать дела и наводить порядок, то нет ничего лучше, чем система GTD. Пусть вокруг бушует ураган, но на вашем фронте будет полный порядок и пустая голова по вечерам, а также уверенность, что у вас всё под контролем.

Что делать. Установите себе Todoist или Omni Focus, если ваш задачник на работе не соответствует требованиям GTD. Разберитесь с этой системой и сделайте так, чтобы она работала для вас. Мысли и разговоры об удалённой работе должны начинаться с доверия между вами и руководителем. Если к вам не прикопаться, если у вас всегда и всё под контролем, то и присмотр вам не нужен. А значит, работать вы можете где угодно.

Итого

Надеюсь, что смог вас убедить в том, что стоит попробовать работать удалённо — пусть даже не все 5 дней в неделю, а только 1–2 дня. Если вы руководитель-пастух, то начните уважать сотрудников, которые просят поработать из дома. Составьте с ними дорожную карту перехода. Если вы подчинённый, то наберитесь терпения и начните персональные трансформации.

Примите факт, что это долгий путь, который вам предстоит пройти.

Работать удалённо надо уметь. Никто не умеет этого делать просто так. Как читать, плавать или водить машину — этому нужно научиться!

Если тема удалённой работы вам близка или это ваша мечта, если вы полны сомнений, то я хочу поделиться опытом и множеством практических советов в своей новой книге. А если тема офиса и удалённой работы вам небезразлична или вы хотите распространить тему далее, то делитесь этой публикацией в Twitter или Facebook.