Письмо запрос относится к типу полезных документов
Письма используется разными компаниями (предприятиями, фирмами) и являются незаменимыми орудиями деловой и служебной переписки.
Служебное или деловое письмо — это прямое обращение в письменном виде непосредственно к должностномуответственному лицу или как к представителю организации в его лице, написанное согласно установленным правилам деловой переписки.
Надо заметить, что основную массу делового общения между организациями составляют именно деловые письма. Разновидности деловых писем напрямую зависят от их содержания. Отталкиваясь от содержания писем, рассмотрим их более подробно.
— Письмо — просьба относится к виду самых часто отправляемых деловых писем. Да это и понятно: не все способны обратиться с какой–либо просьбой лично или позвонив по телефону. Это не всегда приемлемо или просьба такого содержания, что лучше изложить её письменно. В этом случае просьба в письменном виде помогает избежать личного контакта. Тем более что, как говорят в народе, бумага всё стерпит.
Важно!
· Ни в коем случае не начинайте своё письмо со слова «Прошу…». Будет удобней и правильней сначала разъяснить причину Вашего обращения с просьбой. Не бойтесь лишний раз напомнить собеседнику о своих мотивах, даже если у Вас с адресатом уже были заранее обговорены детали.
· Не стоит заранее высказывать свою горячую благодарность за еще невыполненную просьбу. Во-первых, для этого есть благодарственные письма. А во-вторых, своей заранее сказанной благодарностью Вы поставите собеседника в неудобное положение. А если он по каким-то причинам не сможет выполнить Вашу просьбу? Тактичнее будет поблагодарить человека, после того, как Ваша просьба будет выполнена.
— Еще один широко используемый тип деловых и служебных писем – письмо – сообщение.
Суть: предоставление абсолютно определенных данных, инициированное автором (учреждением — отправителем).
Как правило, подобное письмо является первым и даёт старт активной деловой и служебной переписке между Вами и адресатом. Естественно, что письма – сообщения так же используются и просто как ответ на присланное Вам письмо.
Оформление. Лучше всего письмо этого типа начать со слов «Сообщаю Вам, что…» или «Высылаю…», «Направляю…» и т.п. В конце письма, где Вы изложили всю необходимую информацию, не забудьте обязательно упомянуть о том, что адресат может обращаться к Вам за интересующими его дополнительными и разъяснительными сведениями.
— Письмо – запрос нередко бывает «первой ласточкой» в дальнейшей деятельности по подписанию разных контрактов между партнёрами.
Суть: требование о предоставлении важных сведений.
Важно! Письма – запросы высылаются с учётом обязательного решения по волнующему Вас вопросу в форме письма и в определённые временные рамки, которые устанавливаются либо автором этого запроса, либо нормативно — правовыми документами.
Оформление. Такие же письма лучше начинать следующей фразой: «Просим (прошу) Вас (вас) сообщить…». Не лишним будет объяснить адресату мотив — чем вызван ваш запрос. Например, «В связи с …». В конце изложения основной части текста письма – запроса можно выразить пожелание о скорейшем ответе по интересующей Вас информации.
Составление письменного ответа зависит от композиции и содержания запроса. В ответе на запрос обязательно присутствие ссылки на первое письмо и его тематику. Помимо этого, и в ответе и в запросе весьма желательно совпадение объёма информации, порядок высказываний, номенклатуры и ссылок.
— Было бы грубейшей ошибкой спутать простое заявление и письмо – заявление.
Суть: это официальный документ, который должен в самые короткие сроки поставить в известность адресата о мнении автора или о позиции учреждения (фирмы, предприятия), от лица которого он выступает, по какой- либо проблеме.
Оформление. Письма — заявления оформляются несколькими способами, сущность которых зависит от мотивов написания. Зачастую такие письма начинаются так: «Настоящим посланием заявляем о…». Завершается письмо одним из распространенных в этом случае выражений типа: «Просим принять данное заявление к сведению для…».
— Письмо – подтверждение, как уже видно из названия этого типа деловых писем, имеет целью подтверждение какого-либо события.
Суть: письма отправляются в ответ на просьбу, которую выражает автор или организация – отправитель.
Оформление. Стандартным началом обычно бывает: «Просим подтвердить…». Ответное письмо начинается со слов: «Настоящим подтверждается…». Письма – подтверждения короткие и немногословные.
В помощь деловой переписке, а в особенно при необходимости отправления письма – подтверждения, сейчас выступают электронные почтовые службы: во многих почтовых сервисах есть функция автоматического запроса и подтверждения о получении письма.
— Письма — заказы чаще всего являются ответом на письмо – предложение (оферту).
Суть: это письменный заказ в виде документа. Сам же заказ может быть оформлен в виде специального бланка. Если письмо – заказ было отправлено по прямой почтовой рассылке, то оно одновременно является и сопроводительным письмом.
Оформление. Автору этого письма, кроме уведомления о желании заказать что-то у адресата, желательно аргументировать свои действия. Для этого вполне достаточно упомянуть первоисточник полученной информации. Будь то реклама или письмо с данными, присланное ранее. Вполне допустимо, как и в письме — запросе, написать своё пожелание о сроках выполнения заказа. Если письмо — заказ отсылается в первый раз, то эта приписка должна выглядеть именно как пожелание.
Оферта или письмо — предложение официально уведомляет адресата о предложении касательно поставки (допоставки) того или иного товара. Чем отличается оферта от остальных писем? В исключительной конкретике и скрупулёзности в формулировке требований к планируемому коммерческому соглашению. Это и уточнение сроков, номенклатуры и количества товаров, порядок взаиморасчетов расчетов и т.д.
Важно! Не забывайте, что оферта делается с целью заполучить заказчика, а не для увеличений расходов офисной бумаги. Поэтому принципиально выбрать особенно выигрышную форму для своего делового предложения. Лучше начать своё письмо с небольшого комплимента предполагаемому заказчику о его безупречной репутации, а потом уже писать о предложении.
— В тех случаях, когда стиль Вашего письма не позволяет какую-то ценную информацию внести в виде постскриптума и данная информация не будет доведена до адресата, то на помощь приходят письма – дополнения.
Оформление. Отличительной чертой подобных писем считается непосредственное указание на то, что данное послание является продолжением отправленного письма. В этом случае обязательно надо указать конкретное письмо, «вдогонку» которому было послано дополнение: тема, дата, номер и т.д. Поэтому и письмо — дополнение должно начинаться со слов «Данное письмо является дополнением к…».
Помимо этого, в тексте самого письма – дополнения нужно мотивировать его отправку. Например, «В связи с резким повышением цен на внутреннем рынке данной продукции…».
— Редкими по частоте отправленных деловых писем можно назвать письма – претензии или письма – рекламации.
Суть: выразить свои претензии о недоброкачественном выполнении партнёром своих деловых обязательств.
Конечно, претензии, отправленные в виде письма – это крайняя мера в бизнесе и ответственные партнёры стараются решить все трудности, не прибегая к письмам – рекламациям. Но когда письмо – претензия — это единственный выход из сложившейся ситуации, то написать его надо по всем правилам. Оформление. Автор этого письма должен апеллировать документами, которые говорят о преднамеренном или допущенном случайно недобросовестном выполнении партнёром своих обязательств. Чаще всего в качестве свидетельства прилагается сопроводительное письмо, которое является копией акта, подтверждённого подписями должностных лиц фирмы – отправителя и печатью.
Важно! Если же Вы не хотите портить Ваши партнёрские отношения с адресатом, то не следует отправлять свою рекламацию только в виде акта. Необходимо, чтобы Ваш адресат понял, что Вы сожалеете о создавшейся ситуации и надеетесь на его понимание и нормальную реакцию. В самом письме – рекламации необходимо точно указать — выполнение каких именно действий Вы ожидаете от партнёра и сроки исполнения этих действий.
— Не надо причислять информационное письмо к одному из множества писем – сообщений или к рекламному письму.
Суть: информационное письмо посылается адресату только в том случае, если до этого вы наладили с адресатом контакт и он не имеет ничего против вашего дальнейшего с ним общения.
Информационное письмо является результатом естественного развития вашего диалога. Эти письма большего объема, чем просто письмо – сообщение и несут больше объективной информации.
Чем полезны информационные письма? Они могут нести больше полезной и интересной информации для адресата: например, данные о деятельности Вашей организации. И, исходя из представленного письма, адресат может проявить интерес и запросить дополнительные данные.
Оформление. Интерес адресата можно вызвать фразой «Мы с удовольствием ответим на все интересующие Вас вопросы…».
— Еще один из часто отсылаемых деловых писем – гарантийное письмо. Наиболее часто их используют для подтверждения оплаты заказанных товаров или услуг.
Суть: являются письменной гарантией соблюдения интересов адресата и выполнения своих намерений в отношении к адресату, его действий.
Важно! Отличительная черта гарантийных писем – ясность, точность и прозрачность определений. Это особенно важно, так как речь в таких письмах идёт об обеспечении гарантий от лица должностного лица или по поручению компании.
Оформление. Прежде всего, такое письмо начинается фразой «Настоящим письмом гарантирую…». В остальных вариантах Вы можете описать мотивы, которые побудили Вас отправить гарантийное письмо. В этих обстоятельствах гарантия может быть сформулирована в заключение Вашего письма в виде фразы «Своевременную и полную оплату гарантирую».
В отличие от всех остальных писем, именно гарантийное письмо подписывается не только директором, но и человеком, который отвечает за финансовое обеспечение компании.
— Все мы знаем, что реклама – двигатель прогресса. И все мы сталкиваемся с рекламой каждый день. Например, реклама деятеля от политики, общественного мероприятия или товара. И деловая переписка тоже не обходится без презентационных (рекламных) писем.
Суть: презентация какой-то продукции, фирмы, человека (самореклама).
Такие письма являются открытыми и носят публичный характер. Таким образом, оно предназначено для публичного оповещения и не является персональным. Отвечать на рекламные письма в деловой переписке не принято и потому не является обязательным.
Оформление. Если Вы обратите внимание, то заметите, что такие письма обычно начинаются словами: «Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на…». Если Вы сами пишите рекламное письмо, то в первую очередь надо обратить внимание адресата на ключевые превосходства, про которые Вы хотите рассказать. В завершении нужно, чтобы Ваш адресат захотел узнать о Вашей компании или о товаре или услуге, которую предоставляет Ваша компания, несколько больше. Не лишне будет приложить к рекламному письму ссылки, где адресат (если его заинтересует Ваше предложение) почерпнёт больше данных, посмотрит презентацию.
Источник
Для чего нужен письменный запрос
В России, чтобы получить нужную информацию, заинтересованная сторона составляет официальный запрос.
Повод для составления запроса различен. Это получение информации о акциях и скидках, текущих цен на товар, получение документов, прайс-листов, каких – либо сведений.
Нюансы составления письма
Сотрудник, оформляя официальное письмо – запрос в другую организацию, должен придерживаться определенных правил. Запрос оформляется на имя директора, его заместителя или иного должностного лица, занимающего руководящую должность письменно на бумаге формата А4. Если в компании есть свой фирменный бланк, то используют его, где уже заранее прописаны реквизиты (наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и контакты). В России анонимные запросы не принимаются и на них не обращают внимания. В письме должно быть понятно от кого пришел запрос и как можно связаться и отправить ответ.
При написании основной части документа нужно четко и кратко выложить намерение в получении нужной информации. При возможности ссылаются на законы РФ, которые гарантируют ответ.
Скачать бланк и образец письма – запроса
Скачать пустой бланк письма – запроса (Word, 28 Кб)
Скачать образец письма – запроса (Word, 28 Кб)
4. Примеры различных писем – запросов
Здесь представлены примеры и бланки самых часто используемых запросов:
— О предоставлении информации
— О предоставлении документов
— В налоговую
— В банк
— Письмо-запрос акта сверки
— О подтверждения необходимой информации
Письмо – запрос о предоставлении информации
Пишется официально с указанием всех необходимых реквизитов, обычно используют фирменный бланк. Схема написания текста документа:
1. Разъяснение мотива.
2. При необходимости указывают закон РФ, регламентирующий просьбу.
3. Суть обращения и что требуется от получателя данного обращения.
4. Указание данных запрашиваемого информацию: ФИО, подпись, печать.
5. Регистрация исходящего документа.
Важно отметить, что не стоит писать такой тип запроса в порядке ультиматума. Это может негативно сказаться на репутации организации, от которой направлено письмо.
Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении информации (29 Кб)
Письмо-запрос о предоставлении документов
Наиболее часто используется в бухгалтерии и в других структурных отделах организации. Запрашиваются возврат вторых экземпляров ранее отправленных счет-фактур, иных документов, которые утрачены в следствие определенных причин и т.д.
Схема написания текста документа не сильно отличается от предыдущего запроса:
1. «Шапка» документа (отображаются реквизиты сторон).
2. Регистрация в качестве исходящего документа. Обычно под номером регистрации кратко прописывают тему обращения.
3. Обращение к руководителю (Уважаемый(ая) ….)
4. Суть просьбы и пожелание сотрудничества.
5. Завершение письма-запроса (ФИО, подпись, при необходимости печать).
Скачать бланк – образец письма-запроса о предоставлении документов (29 Кб).
Письмо-запрос в налоговую
Наиболее часто письма – запросы в налоговую службу направляются бухгалтерией предприятий и организаций для предоставления пояснений по положениям НК РФ, информации и документов.
Скачать бланк – образец письма-запроса в налоговую (Word, 33 Кб)
Письмо-запрос в банк
Банки предоставляют лишь малую часть данных о их клиентах. Полная и детальная информация на запрос предоставляется только на основании судебного решения. Однако физлица, а так же компании нередко осуществляют запросы о банковских продуктах.Скачать бланк – образец письма-запроса в банк (Word, 31 Кб)
Письмо-запрос акта сверки
Акт сверки необходим для подтверждения наличия или отсутствия задолженности. Запрос формируется и отправляется на имя руководителя.
Скачать бланк – образец письма-запроса акта сверки (Word, 29 Кб)
Письмо-запрос подтверждения информации
Такие письма направляет, например, кадровая служба, которой необходимо выснить – действительно ли принимаемый на серьезную должность сотрудник трудился в предыдущей компании.
Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)
Скачать бланк – образец письма-запроса подтверждения информации (29 Кб)
Способы отправки письма – запроса
Письмо – запрос является элементом деловой переписки между организациями или физлицом и компанией. Доставить документ можно тремя способами:
1. Самостоятельно, зафиксировав получение у секретаря или иного должностного лица, осуществляемого прием информации. Обычно формируют два образца документа, где один из них остается на руках с отметкой о получении. Это дает гарантии, что запрос «не потеряется».
2. Воспользоваться услугами почты, отправив заказное письмо.
3. Отправить по электронной почте и продублировать обычным письмом.
Сроки ответа
Деловая переписка по законам РФ никак не регламентируется. Будет ли отправлен ответ на запрос или нет, зависит от того, насколько получатель следует правилам деловой этики. Ответить за запрос хороший тон для солидной компании. Так же следует ожидать, что ответ на запрос вы получите, но он будет отрицательным.
Таким образом, стоит отметить, что все письма-запросы составляются в соответствии с основными требованиями, предъявляемым к деловой переписке: краткость и точность излагаемой мысли, отсутствие двойственных фраз. Кроме того, письма оформляются на фирменном бланке компании (при его наличии).
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Источник
Содержание
(кликните, чтобы открыть)
В России, нельзя просто так получить какую – либо информацию или документацию не написав официальный запрос в письменной форме. Для составления подобной бумаги существует определённые правила и требования для сотрудников. Если она написана правильно, то составитель сможет сэкономить массу своего времени. Для чего необходим документ? Куда отправляется? Что такое предоставление котировок? Эти и многие другие вопросы рассмотрим в статье.
Для чего необходим документ
Данная бумага представляет собой письмо информационного типа, составляющееся когда необходимо сделать запрос на предоставление нужных данных или документации. При этом запрашиваемые данные или бумаги должны будут прийти на имя начальника организации, главного бухгалтера или иного лица, занимающего руководящую должность.
Документ может быть оформлен на бланке организации или на листе бумаги А4. Однако если использовать в качестве основы бланк компании, то можно добиться экономии времени, так как на нём будут заранее обозначены все нужные реквизиты фирмы, такие как полное её наименование, информация контактного типа, юридический адрес, а также ИНН, КПП и ОГРН.
Факт
Внимание! Если использовать чистый листок, то придётся написать всю эту информацию в левом углу сверху.
Что запрашивает фирма в ИФНС и для чего
Каждое предприятие зарегистрировано в базе налоговой инспекции, регистрация предоставляет владельцам или уполномоченным лицам право на составление и отправку запросов в налоговую инспекцию с целью:
- доказательства должной осмотрительности;
- ограждения себя от невыгодных сделок;
- выявить, признан ли контрагент добросовестным лицом.
Перечень запросов, которые фирма может направить в налоговую инспекцию:
- на исчисление налога;
- представление индивидуальной налоговой консультации;
- представление информации действующих банковских счетов компании, фирмы, организации (о том, как составить запрос на сверку с налоговой, читайте );
- представление о присутствии или отсутствии расчетных счетов (подробно о том, что такое справка об открытых счетах из налоговой и как оформить письмо-запрос, читайте в этой статье);
- интерпелляция о добросовестности контрагента.
Справка. Кодекс налогоплательщика снимает с предпринимателя или фирмы ответственность, если заявитель следовал указанным инструкциям сотрудников налоговой инспекции в рамках статьи 111 Налогового Кодекса Российской Федерации, пункт № 8 статья 75.
После того, как составленный запрос письменного формата будет отправлен в фискальную службу, сотрудники инспекции обязаны рассмотреть запрос в срок 30 календарных дней с момента его регистрации. Срок рассмотрения представления может увеличиться до 60 дней по решению инспектора налоговой службы, но в таком случае фискальная служба должна уведомить налогоплательщика о затяжном рассмотрении запроса и указать причину.
Как оформить и отправить письмо-запрос
Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:
- Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
- Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.
Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.
Письмо-просьба о подтверждении информации
В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).
Письмо-просьба о предоставлении документов
В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).
В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.
Письмо-запрос в налоговую инспекцию
Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.
Письмо-запрос в банк
В банк составляют обращения с просьбой прояснения отдельных положений договора, возможности реструктурировать долг, оформить кредит на более выгодных условиях, пролонгировать договор и т.п.
Письмо-запрос акта сверки
Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.
ООО «Млечный путь»
116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2
ИНН 098543905
Тел. (495) 733-78-18, факс (495) 733-78-19
Начальнику Департамента Росприроднадзора
по Восточному федеральному округу
Станкевичу Артему Викторовичу
13.05.2017 г., исх. № 156/59
Запрос на предоставление акта сверки
Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.
К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).
Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов
Просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Дополнительные вопросы
Зачем нужно писать сопроводительное письмо
Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.
Чаще всего сопровождение оформляется:
- к договору на подпись;
- при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
- к акту сверки;
- к коммерческому предложению;
- к документации в налоговую инспекцию;
- к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
- к исполнительной документации;
- к кадровой документации.
Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.
Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).
Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их